QUY TRÌNH DỊCH VỤ SỞ HỮU TRÍ TUỆ TẠI NVCS KIỂU DÁNG CÔNG NGHIỆP NĂM 2024

+84 09.19.19.59.39

Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU

Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO

Điện thoại: +84 09.19.19.59.39

Email: tuulawyer@nvcs.vn

Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.

Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh

1. TỔNG QUAN QUY TRÌNH CHUNG

1. NHẬP LIỆU VÀO HỆ THỐNG GETFLY

Getfly là phần mềm hỗ trợ và quản lý công việc của toàn bộ nhân viên NVCS. Việc nhập liệu vào Getfly là bắt buộc và nhân viên sử dụng Getly khi:

• Sau khi thu thập được thông tin, sử dụng Getfly để nhập – lưu thông tin khách hàng.
• Khi cần báo giá, sử dụng Getfly để tạo và gửi báo giá cho khách hàng.
• Khi cần quản lý công việc, sử dụng Getfly để tạo và theo dõi, nhắc nhở các công việc cần làm
• Sau khi đã ký Hợp đồng thành công, sử dụng Getfly để tạo đơn hàng và theo dõi việc thanh toán của khách hàng
• Và các công việc quản lý khác

(Xem chi tiết tại file Hướng dẫn sử dụng Getfly).

2. TƯ VẤN

1. TIẾP NHẬN THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN BAN ĐẦU

NVCS có các nguồn khách hàng như: Quảng cáo của công ty; khách cũ giới thiệu; đối tác dịch vụ,… Khi được phân công khách hàng, trong thời gian 15-20 phút, nhân viên cần liên hệ trao đổi với khách hàng theo các cách thức như điện thoại, nhắn tin, gửi email. 

Tất cả nhân viên phải dùng điện thoại, tài khoản zalo, email,… công ty cung cấp để trao đổi với khách hàng. 

Quá trình trao đổi thông tin cần đảm bảo các thông tin sau:

• Giới thiệu mình là ai?  Ở đâu? Vị trí công tác tại NVCS.
• Xác định nhu cầu khách hàng, từ đó nhân viên tư vấn cho khách hàng các thông tin sơ bộ liên quan và yêu cầu khách cung cấp thông tin tương ứng với loại hồ sơ cần thực hiện và địa chỉ email để có thể tư vấn chi tiết, gửi báo giá và nhập liệu thông tin vào Getfly.

• Đăng ký nhãn hiệu 
• Kiểu dáng công nghiệp 
• Sáng chế 
• Quyền tác giả 
• Xử lý xâm phạm 

(Chi tiết tư vấn và hồ sơ cần cung cấp cụ thể của từng loại hồ sơ xem tại phần B)

2. BÁO GIÁ

3. Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, và bảng giá dịch vụ của NVCS, nhân viên tiến hành soạn thảo và gửi báo phí cho khách hàng.Các trường hợp báo giá khác với bảng giá của Công ty, nhân viên phải hỏi ý kiến và được sự đồng ý của Ban Giám Đốc.

4. : Soạn thảo Báo giá
5. Dựa vào thông tin khách hàng cung cấp. Vào Data để soạn báo phí :

6. Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ =>Báo phí => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => chuyển đổi sang file pdf

   

   Vào server công ty

   

   Chỉnh sửa thông tin báo phí theo nhu cầu cảu khách hàng

    

7. Nếu khách hàng chỉ cần báo phí tổng quát cơ bản của hồ sơ, thì nhân viên có thể sử dụng file báo giá mẫu sẵn có để gửi.

8.  

9. : Gửi Báo giá cho khách hàng 

10. Gửi file pdf Báo giá cho khách hàng xemthông qua email của công ty hoặc mail tự động Getfly và theo dõi phản hồi của khách hành :

11. Nếu khách hàng có thắc mắc thì giải thích để khách hàng hiểu rõ. Nếu khách thay đổi nhu cầu thì điều chỉnh báo giá cho phù hợp.
12. Nếu sau 02-03 ngày khách hàng không phản hồi, nhân viên liên hệ lại (gọi điện/mail/zalo) hỏi khách còn có nhu cầu không?
13. Nếu vẫn còn nhu cầu thì tìm hiểu lý do chậm phản hồi (còn có nội dung chưa hiểu rõ, sếp chưa quyết định,…)? Tùy theo lý do của khách để có hướng xử lý tiếp theo. Đối với những lý do gây kéo dài thời gian (chưa thiết kế xong, chưa có đủ hồ sơ cần cung cấp, sếp đi công tác chưa về,…) nhân viên cần ghi chú lại và tiếp tục liên hệ nhắc nhở khách.
14. Nếu không thì tìm hiểu lý do vì sao từ chối dịch vụ của NVCS (phí cao, đã tìm được đơn vị dịch vụ khác, không còn nhu cầu thực hiện loại hồ sơ này,…). 
15. Nếu khách hàng đồng ý với báo giá thì tiến hành hồ sơ.

TIẾN HÀNH HỒ SƠ

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ

2. Sau khi tư vấn, nếu khách hàng đồng ý thực hiện dịch vụ thì tiến hành ký hợp đồng dịch vụ và ủy quyền.Trường hợp khách hàng không cần ký Hợp đồng dịch vụ thì vẫn cần phải ký ủy quyền.

3. : Soạn thảo Hợp đồng dịch vụ và ủy quyền

4. Dựa vào thông tin khách hàng cung cấp. Vào Data để soạn Hợp đồng và ủy quyền. 

5. Hợp đồng dịch vụ: Phòng Pháp lý => Hợp đồng dịch vụ => Hợp đồng dịch vụ pháp lý => chọn năm => SHTT => Copy file gần nhất => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => chuyển đổi sang file pdf

6. Lưu ý: Chỉ chỉnh sửa lại Thông tin Bên A, nội dung công việc thực hiện cho phù hợp với từng khách hàng, không chỉnh sửa các điều khoản cố định khác. Trường hợp khách hàng muốn chỉnh sửa các điều khoản cố định thì phải có sự đồng ý của cấp trên.

    

   

   Vào server công ty

   

   Chỉnh sửa lại các thông tin

   

   Chỉnh sửa lại các thông tin

7. Ủy quyền:Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ => Chọn theo phân loại hồ sơ (Nhãn hiệu, Kiểu dáng công nghiệp,…) => chọn năm => Copy file gần nhất => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => chuyển đổi sang file pdf

8. 

   Chỉnh sửa lại các thông tin

   

   Vào server công ty

    

4. : Gửi khách hàng 

Gửi file pdf Hợp đồng và Ủy quyền cho khách hàng xem và kiểm tra lại thông tin. Nếu có sai sót thì chỉnh sửa và thông nhất lại với khách hàng. Nếu file chính xác thì hẹn khách sẽ gửi hồ sơ cho khách ký.

5. : In, trình ký, đóng dấu Hợp đồng 

In màu Hợp đồng, ủy quyền => Trình Giám đốc ký tên, đóng dấu

6. : Chuyển Hợp đồng cho bộ phận giao nhận và Theo dõi hồ sơ về

• Giao Hợp đồng, ủy quyền cho bộ phận giao nhận để chuyển tới khách hàng ký, đóng dấu. Nếu khách hàng không ở TP HCM thì gửi chuyển phát nhanh hồ sơ.
• Theo dõi từ 1 – 3 ngày, nếu hồ sơ ký vẫn chưa về thì liên hệ Bộ phận giao nhận hồ sơ hỏi thông tin, nếu do khách hàng chưa ký thì gọi điện nhắc nhở khách hàng. Đối với hồ sơ chuyển phát nhanh thì theo dõi tình trạng vận đơn, nhắc nhở khách hàng khi nhận được hồ sơ thì ký, đóng dấu và gửi lại về cho NVCS
• Khi nhận được hồ sơ đã ký, đóng dấu, nhân viên phải liên hệ lại với khách hàng để nhắc nhở khách hàng thanh toán và tiến hành hồ sơ.

2. THANH TOÁN

• Sau khi Hợp đồng đã được ký thành công, nhân viên phải nhập đơn hàng lên Getfly và theo dõi việc thanh toán của khách hàng.
• Tất cả hồ sơ dịch vụ Sở hữu trí tuệ đều yêu cầu thanh toán 1 lần, 100% chi phí sau khi ký hợp đồng. Nhân viên chỉ tiến hành nộp hồ sơ khi đã nhận được đầy đủ phí theo Hợp đồng. Các trường hợp chia thành nhiều đợt thanh toán, nộp hồ sơ trước – thanh toán sau, nhân viên phải hỏi ý kiến và được sự đồng ý của Ban Giám Đốc.

3. SOẠN THẢO VÀ NỘP HỒ SƠ

Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ đã ký (Hợp đồng, Giấy ủy quyền) và chi phí, nhân viên tiến hành soạn hồ sơ chi tiết và nộp hồ sơ. 

1. : Soạn hồ sơ

Vào Data để soạn: Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ => Chọn theo phân loại hồ sơ (Nhãn hiệu, Kiểu dáng công nghiệp,…) => chọn năm => Copy file gần nhất => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => Kiểm tra lại hồ sơ trước khi in => In ấn và trình ký

2. : Nộp hồ sơ 

Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ cần nộpthì.

• Trưởng nhóm đưa hồ sơ cho Mr. Thiệu / Mrs. Hoài kiểm tra công nợ (kiểm tra xem khách đã thanh toán hay chưa).
• Hồ sơ đã thanh toán sẽ được chuyển bộ phận giao nhận nộp hồ sơ.
• Những hồ sơ chưa thanh toán nhưng vẫn được nộp thì phải có sự đồng ý của Ban Giám đốc và nhân viên phải chú ý theo dõi để nhắc nhở khách hàng thanh toán.

(Chi tiết của từng loại hồ sơ, xem tại Phần B)

4. THEO DÕI HỒ SƠ

• Sau khi nộp hồ sơ, nhập thông tin vào file excel theo dõi => scan lưu trong folder của khách hàng + photo 1 bản để lưu trong file giấy, cất vào sọt hồ sơ của năm đang thực hiện. Sau đó, gửi bản scan cho khách, báo khách về thời gian dự kiến hồ sơ được xử lý, ghi chú lại cho khách các thông tin mà họ cần liên hệ khi có thắc mắc đồng thời gửi lời cảm ơn khách đã sử dụng dịch vụ của NVCS
• Khi đến thời hạn mà không nhận được các thông báo liên quan từ Cục, nhân viên cần gọi điện đến Cục Sở hữu trí tuệ để tìm hiểu tình hình hồ sơ.

• Số điện thoại: 024.3858.3069 => line từ 1106 đến 1109
• Khi gọi điện, nhân viên giới thiệu về mình với chuyên viên của Cục, sau đó đọc số đơn và nhờ chuyên viên kiểm tra tình trạng hồ sơ.
• Sau khi gọi điện, note vào file theo dõi hồ sơ ngày gọi điện, tình hình hồ sơ.

• Khi nhận được Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ, chuyên viên scan luu hồ sơ, gửi bản scan thông báo và bàn giao bản gốc cho khách hàng.
• Khi nhận được thông báo thẩm định hình thức đơn đăng ký có thiếu sót, nhân viên scan luu hồ sơ, khắc phục thiết sót theo yêu cầu của thông báo.
• Khi nhận được Thông báo đóng phí cấp văn bằng, chuyên viên scan luu hồ sơ, gửi bản scan thông báo và nhắc nhở khách đóng phí.

•  Nếu khách hàng chuyển phí cho NVCS thì nhân viên nhập công nợ và gửu hồ sơ cho bộ phận giao nhận đi đóng phí.
• Nếu đã dùng hết tất cả các phương thức liên hệ (gọi điện, nhắn tin, gửi mail, gửi thư trực tiếp) mà không liên lạc được với khách hàng hoặc khách hàng không phản hồi về việc đóng phí, thì nhân viên báo lại Ban Giám đốc, lưu lại bằng chứng đã liên hệ.

• Khi nhận được thông báo thẩm định nội dung từ chối, nhân viên scan luu hồ sơ:

• Nhân viên xem xét lý do từ chối có hợp lý hay không, và đưa ra phương án xử lý. Sau khi tìm được phương án xử lý thì liên hệ thông báo và tư vấn cho khách.
• Sau khi thống nhất được phương án xử lý với khách hàng thì tiến hành nộp hồ trơ trả lời cho Cục SHTT. Tiếp tục theo dõi hồ sơ cho đến khi nhận được Quyết định cuối cùng của Cục SHTT.
• Khi  nhận được quyết định cuối cùng của Cục SHTT thì thông báo kết quả cho khách.

• Khi nhận được Giấy chứng nhận, nhân viên nhập thông tin vào file excel theo dõi => scan lưu => Thông báo và bàn giao cho khách hàng.

2. QUY TRÌNH HỒ SƠ CHI TIẾT

1. TƯ VẤN

Các nội dung cơ bản cần tư vấn cho khách hàng:

1. Khái niệm và điều kiện bảo hộ

Kiểu dáng công nghiệp là hình dáng bên ngoài của sản phẩm được thể hiện bằng hình khối, đường nét, màu sắc hoặc sự kết hợp những yếu tố này.Sản phẩm được hiểu là đồ vật, dụng cụ, thiết bị, phương tiện, hoặc bộ phận dùng để lắp ráp, hợp thành các sản phẩm đó, được sản xuất bằng phương pháp công nghiệp hoặc thủ công nghiệp, có kết cấu và chức năng rõ ràng, được lưu thông độc lập.

Kiểu dáng công nghiệp được bảo hộ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

(1) Có tính mới: Kiểu dáng công nghiệp được coi là có tính mới nếu kiểu dáng công nghiệp đó khác biệt đáng kể với những kiểu dáng công nghiệp đã bị bộc lộ công khai dưới hình thức sử dụng, mô tả bằng văn bản hoặc bất kỳ hình thức nào khác ở trong nước hoặc ở nước ngoài trước ngày nộp đơn hoặc trước ngày ưu tiên nếu đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp được hưởng quyền ưu tiên.

(2) Có tính sáng tạo: Kiểu dáng công nghiệp được coi là có tính sáng tạo nếu căn cứ vào các kiểu dáng công nghiệp đã được bộc lộ công khai dưới hình thức sử dụng, mô tả bằng văn bản hoặc bất kỳ hình thức nào khác ở trong nước hoặc ở nước ngoài trước ngày nộp đơn hoặc trước ngày ưu tiên của đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp trong trường hợp đơn được hưởng quyền ưu tiên, kiểu dáng công nghiệp đó không thể được tạo ra một cách dễ dàng đối với người có hiểu biết trung bình về lĩnh vực tương ứng.

(3) Có khả năng áp dụng công nghiệp: Kiểu dáng công nghiệp được coi là có khả năng áp dụng công nghiệp nếu có thể dùng làm mẫu để chế tạo hàng loạt sản phẩm có hình dáng bên ngoài là kiểu dáng công nghiệp đó bằng phương pháp công nghiệp hoặc thủ công nghiệp.

Thời hạn bảo hộ : Bằng độc quyền KDCN có hiệu lực từ ngày cấp và kéo dài đến hết 05 năm kể từ
ngày nộp đơn, có thể gia hạn hai lần liên tiếp, mỗi lần 05 năm =>Tổng thời gian bảo hộ tối đa 15 năm.

2. Quy trình và thời hạn đăng ký 

• Nộp đơn đăng ký: 01-02 ngày làm việc
• Thẩm định hình thức: 30 – 45 ngày làm việc kể từ ngày nộp đơn đăng ký
• Công bố: 02-03 tháng kể từ ngày có Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ
• Thẩm định nội dung: 18-24 tháng kể từ ngày có Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ

3. Hồ sơ cần cung cấp

• Bộ ảnhkiểu dáng công nghiệp: 07 ảnh (ảnh tổng thể, ảnh phía trước, ảnh phía sau, ảnh phía trên, ảnh
• phía dưới, ảnh bên trái, ảnh bên phải)
• Thông tin lĩnh vực sử dụng kiểu dáng công nghiệp
• Tên kiểu dáng công nghiệp, bản mô tả kiểu dáng công nghiệp
• Thông tin chủ đơn: Giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu đăng ký cho công ty), giấy tờ cá nhân và địa chỉ hiện tại (nếu đăng ký cho cá nhân)
• Thông tin tác giả: giấy tờ cá nhân

2. TRA CỨU

1. Cơ sở dữ liệu tra cứu

• Nền tảng ipplatform

https://ipplatform.gov.vn/database/kieu-dang-cong-nghiep/tra-cuu-nang-cao

• Nền tảng wipopublish

http://wipopublish.ipvietnam.gov.vn/wopublish-search/public/designs?1&query=*:*

2. Hướng dẫn tra cứu

• Nền tảng ipplatform

https://ipplatform.gov.vn/assets/frontend/doc/hdsd_kdcn_nangcao.pdf

• Nền tảng wipopublish

https://ipvietnam.gov.vn/documents/20195/1022181/HD+tra+c%E1%BB%A9u+KDCN+tr%C3%AAn+CSDL+WIPOPUBLISH.pdf/2163c8ce-839a-44ec-a556-def56ab0b73a

3. ĐĂNG KÝ

• Trường hợp 1:

Nếu kết quả tra cứu KDCN có khả năng đăng ký thì nhân viên gửi báo giá cho khách hàng. Sau khi gửi báo giá, nhân viên theo dõi phản hồi và nhắc nhở khách hàng phản hồi để chốt hồ sơ.  Nếu khách hàng đồng ý thực hiện dịch vụ, nhân viên thực hiện công việc theo trình tự tại mục III phần A.

• Bộ hồ sơ đăng ký gồm có:

• 02 bản Tờ khai đăng ký 
• 01 bản Giấy Ủy quyền
• Bộ ảnh KDCN
• Bản mô tả KDCN

• Nơi soạn – lưu file: Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ =>Kiểu dáng công nghiệp => chọn năm => Copy file gần nhất =>Đặt tên file theo tên khách hàng và tên KDCN=> Chỉnh sửa lại tờ khai và ủy quyền theo thông tin mới.

• Hướng dẫn điền tờ khai đăng ký:

https://www.ipvietnam.gov.vn/mediafile/huong_dan_dang_ky.mp4

• Sau khi soạn xong hồ sơ, nhân viên kiểm tra lại hoặc gửi cho trưởng nhóm kiểm tra lại trước khi in.
• Nhân viên hoàn thiện bộ hồ sơ nộp và đưa cho trưởng nhóm kiểm tra trước khi nộp.

• Trường hợp 2:

• Nếu kết quả tra cứu KDCN có khả năng đăng ký thấp thì nhân viên tư vấn cho khách sửa đổi KDCNnếu yếu tố không đáp ứng có thể khắc phục được
• Nếu sau khi khắc phục, KDCN đã đáp ứng được điều kiện bảo hộ, thì nhân viên tiến hành các bước như tại Trường hợp 1.
• Nếu yếu tố dẫn đến KDCN không thể đăng ký là không thể khắc phục được hoặc khách không đồng ý khắc phục và vẫn muốn nộp hồ sơ, nhân viên vẫn tiến hành các bước như tại Trường hợp 1, nhưng trong Hợp đồng dịch vụ và file theo dõi hồ sơ phải ghi chú “Khách hàng đã biết KDCNkhả năng đăng ký thành công thấp nhưng vẫn yêu cầu thực hiện dịch vụ”.

4. THEO DÕI HỒ SƠ

Tương tự như đã viết ở phần A.III.4

- HẾT -