QUY TRÌNH DỊCH VỤ SỞ HỮU TRÍ TUỆ TẠI NVCS QUYỀN TÁC GIẢ NĂM 2024

+84 09.19.19.59.39

Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU

Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO

Điện thoại: +84 09.19.19.59.39

Email: tuulawyer@nvcs.vn

Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.

Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh

1. TỔNG QUAN QUY TRÌNH CHUNG

1. NHẬP LIỆU VÀO HỆ THỐNG GETFLY

Getfly là phần mềm hỗ trợ và quản lý công việc của toàn bộ nhân viên NVCS. Việc nhập liệu vào Getfly là bắt buộc và nhân viên sử dụng Getly khi:

• Sau khi thu thập được thông tin, sử dụng Getfly để nhập – lưu thông tin khách hàng.
• Khi cần báo giá, sử dụng Getfly để tạo và gửi báo giá cho khách hàng.
• Khi cần quản lý công việc, sử dụng Getfly để tạo và theo dõi, nhắc nhở các công việc cần làm
• Sau khi đã ký Hợp đồng thành công, sử dụng Getfly để tạo đơn hàng và theo dõi việc thanh toán của khách hàng
• Và các công việc quản lý khác

(Xem chi tiết tại file Hướng dẫn sử dụng Getfly).

2. TƯ VẤN

1. TIẾP NHẬN THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN BAN ĐẦU

NVCS có các nguồn khách hàng như: Quảng cáo của công ty; khách cũ giới thiệu; đối tác dịch vụ,… Khi được phân công khách hàng, trong thời gian 15-20 phút, nhân viên cần liên hệ trao đổi với khách hàng theo các cách thức như điện thoại, nhắn tin, gửi email. 

Tất cả nhân viên phải dùng điện thoại, tài khoản zalo, email,… công ty cung cấp để trao đổi với khách hàng. 

Quá trình trao đổi thông tin cần đảm bảo các thông tin sau:

• Giới thiệu mình là ai?  Ở đâu? Vị trí công tác tại NVCS.
• Xác định nhu cầu khách hàng, từ đó nhân viên tư vấn cho khách hàng các thông tin sơ bộ liên quan và yêu cầu khách cung cấp thông tin tương ứng với loại hồ sơ cần thực hiện và địa chỉ email để có thể tư vấn chi tiết, gửi báo giá và nhập liệu thông tin vào Getfly.

• Đăng ký nhãn hiệu 
• Kiểu dáng công nghiệp 
• Sáng chế 
• Quyền tác giả 
• Xử lý xâm phạm 

(Chi tiết tư vấn và hồ sơ cần cung cấp cụ thể của từng loại hồ sơ xem tại phần B)

2. BÁO GIÁ

Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, và bảng giá dịch vụ của NVCS, nhân viên tiến hành soạn thảo và gửi báo phí cho khách hàng.Các trường hợp báo giá khác với bảng giá của Công ty, nhân viên phải hỏi ý kiến và được sự đồng ý của Ban Giám Đốc.

1. : Soạn thảo Báo giá

• Dựa vào thông tin khách hàng cung cấp. Vào Data để soạn báo phí :

Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ =>Báo phí => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => chuyển đổi sang file pdf

Vào server công ty

Chỉnh sửa thông tin báo phí theo nhu cầu cảu khách hàng

• Nếu khách hàng chỉ cần báo phí tổng quát cơ bản của hồ sơ, thì nhân viên có thể sử dụng file báo giá mẫu sẵn có để gửi.

2. : Gửi Báo giá cho khách hàng 

Gửi file pdf Báo giá cho khách hàng xemthông qua email của công ty hoặc mail tự động Getfly và theo dõi phản hồi của khách hành :

• Nếu khách hàng có thắc mắc thì giải thích để khách hàng hiểu rõ. Nếu khách thay đổi nhu cầu thì điều chỉnh báo giá cho phù hợp.
• Nếu sau 02-03 ngày khách hàng không phản hồi, nhân viên liên hệ lại (gọi điện/mail/zalo) hỏi khách còn có nhu cầu không?

• Nếu vẫn còn nhu cầu thì tìm hiểu lý do chậm phản hồi (còn có nội dung chưa hiểu rõ, sếp chưa quyết định,…)? Tùy theo lý do của khách để có hướng xử lý tiếp theo. Đối với những lý do gây kéo dài thời gian (chưa thiết kế xong, chưa có đủ hồ sơ cần cung cấp, sếp đi công tác chưa về,…) nhân viên cần ghi chú lại và tiếp tục liên hệ nhắc nhở khách.
• Nếu không thì tìm hiểu lý do vì sao từ chối dịch vụ của NVCS (phí cao, đã tìm được đơn vị dịch vụ khác, không còn nhu cầu thực hiện loại hồ sơ này,…). 

• Nếu khách hàng đồng ý với báo giá thì tiến hành hồ sơ.

3. TIẾN HÀNH HỒ SƠ

1. HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ

Sau khi tư vấn, nếu khách hàng đồng ý thực hiện dịch vụ thì tiến hành ký hợp đồng dịch vụ và ủy quyền.Trường hợp khách hàng không cần ký Hợp đồng dịch vụ thì vẫn cần phải ký ủy quyền.

3. : Soạn thảo Hợp đồng dịch vụ và ủy quyền

Dựa vào thông tin khách hàng cung cấp. Vào Data để soạn Hợp đồng và ủy quyền. 

• Hợp đồng dịch vụ: Phòng Pháp lý => Hợp đồng dịch vụ => Hợp đồng dịch vụ pháp lý => chọn năm => SHTT => Copy file gần nhất => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => chuyển đổi sang file pdf

Lưu ý: Chỉ chỉnh sửa lại Thông tin Bên A, nội dung công việc thực hiện cho phù hợp với từng khách hàng, không chỉnh sửa các điều khoản cố định khác. Trường hợp khách hàng muốn chỉnh sửa các điều khoản cố định thì phải có sự đồng ý của cấp trên.

Vào server công ty

Chỉnh sửa lại các thông tin

Chỉnh sửa lại các thông tin

• Ủy quyền:Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ => Chọn theo phân loại hồ sơ (Nhãn hiệu, Kiểu dáng công nghiệp,…) => chọn năm => Copy file gần nhất => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => chuyển đổi sang file pdf

Vào server công ty

Chỉnh sửa lại các thông tin

4. : Gửi khách hàng 

Gửi file pdf Hợp đồng và Ủy quyền cho khách hàng xem và kiểm tra lại thông tin. Nếu có sai sót thì chỉnh sửa và thông nhất lại với khách hàng. Nếu file chính xác thì hẹn khách sẽ gửi hồ sơ cho khách ký.

5. : In, trình ký, đóng dấu Hợp đồng 

In màu Hợp đồng, ủy quyền => Trình Giám đốc ký tên, đóng dấu

6. : Chuyển Hợp đồng cho bộ phận giao nhận và Theo dõi hồ sơ về

• Giao Hợp đồng, ủy quyền cho bộ phận giao nhận để chuyển tới khách hàng ký, đóng dấu. Nếu khách hàng không ở TP HCM thì gửi chuyển phát nhanh hồ sơ.
• Theo dõi từ 1 – 3 ngày, nếu hồ sơ ký vẫn chưa về thì liên hệ Bộ phận giao nhận hồ sơ hỏi thông tin, nếu do khách hàng chưa ký thì gọi điện nhắc nhở khách hàng. Đối với hồ sơ chuyển phát nhanh thì theo dõi tình trạng vận đơn, nhắc nhở khách hàng khi nhận được hồ sơ thì ký, đóng dấu và gửi lại về cho NVCS
• Khi nhận được hồ sơ đã ký, đóng dấu, nhân viên phải liên hệ lại với khách hàng để nhắc nhở khách hàng thanh toán và tiến hành hồ sơ.

2. THANH TOÁN

• Sau khi Hợp đồng đã được ký thành công, nhân viên phải nhập đơn hàng lên Getfly và theo dõi việc thanh toán của khách hàng.
• Tất cả hồ sơ dịch vụ Sở hữu trí tuệ đều yêu cầu thanh toán 1 lần, 100% chi phí sau khi ký hợp đồng. Nhân viên chỉ tiến hành nộp hồ sơ khi đã nhận được đầy đủ phí theo Hợp đồng. Các trường hợp chia thành nhiều đợt thanh toán, nộp hồ sơ trước – thanh toán sau, nhân viên phải hỏi ý kiến và được sự đồng ý của Ban Giám Đốc.

3. SOẠN THẢO VÀ NỘP HỒ SƠ

Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ đã ký (Hợp đồng, Giấy ủy quyền) và chi phí, nhân viên tiến hành soạn hồ sơ chi tiết và nộp hồ sơ. 

1. : Soạn hồ sơ

Vào Data để soạn: Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ => Chọn theo phân loại hồ sơ (Nhãn hiệu, Kiểu dáng công nghiệp,…) => chọn năm => Copy file gần nhất => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => Kiểm tra lại hồ sơ trước khi in => In ấn và trình ký

2. : Nộp hồ sơ 

Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ cần nộpthì.

• Trưởng nhóm đưa hồ sơ cho Mr. Thiệu / Mrs. Hoài kiểm tra công nợ (kiểm tra xem khách đã thanh toán hay chưa).
• Hồ sơ đã thanh toán sẽ được chuyển bộ phận giao nhận nộp hồ sơ.
• Những hồ sơ chưa thanh toán nhưng vẫn được nộp thì phải có sự đồng ý của Ban Giám đốc và nhân viên phải chú ý theo dõi để nhắc nhở khách hàng thanh toán.

(Chi tiết của từng loại hồ sơ, xem tại Phần B)

4. THEO DÕI HỒ SƠ

• Sau khi nộp hồ sơ, nhập thông tin vào file excel theo dõi => scan lưu trong folder của khách hàng. Sau đó, gửi bản scan cho khách, báo khách về thời gian dự kiến hồ sơ được xử lý, ghi chú lại cho khách các thông tin mà họ cần liên hệ khi có thắc mắc đồng thời gửi lời cảm ơn khách đã sử dụng dịch vụ của NVCS
• Sau 02-03 tháng nộp hồ sơ, liên hệ chuyên viên Cục Bản quyền tác giả để cập nhật tình hình hồ sơ.
• Khi nhận được Giấy chứng nhận, nhân viên nhập thông tin vào file excel theo dõi => scan lưu => Thông báo và bàn giao cho khách hàng.
•  

2. QUY TRÌNH HỒ SƠ CHI TIẾT

1. TƯ VẤN

1. Cơ sở phát sinh quyền

Khác với NH, KDCD, SC/GPHI, Quyền tác giả phát sinh kể từ khi tác phẩm được sáng tạo và được thể hiện dưới một hình thức vật chất nhất định, không phân biệt nội dung, chất lượng, hình thức, phương tiện, ngôn ngữ, đã công bố hay chưa công bố, đã đăng ký hay chưa đăng ký.

2. Quy trình và thời hạn đăng ký

Thời gian đăng ký Quyền tác giả nhanh hơn và thời hạn bảo hộ Quyền tác giả lâu hơn so với đăng ký NH, KDCN, SC/GPHI.

• Nộp đơn đăng ký: 01-02 ngày làm việc
• Thẩm định hồ sơ: 02-03 tháng kể từ ngày nộp đơn đăng ký

3. Hồ sơ cần cung cấp

Một số loại hồ sơ Quyền tác giả NVCS thường xuyên làm cho khách hàng gồm: 

• Tác phẩm mỹ thuật ứng dụng: logo, bao bì sản phẩm
• Tác phẩm viết: sách
• Chương trình máy tính
• Tác phẩm kiến trúc: bản vẽ thiết kế

Nhân viên tư vấn cần xác định đúng loại hồ sơ cần làm cho khách hàng, yêu cầu cung cấp thông tin – báo giá. Các thông tin cơ bản cần cung cấp bao gồm:

• Đối với tác phẩm: Tác phẩm, Bản tóm tắt nội dung của tác phẩm, Ngày hoàn thành tác phẩm; ngày công bố, hình thức công bố tác phẩm (nếu đã công bố)
• Đối với chủ sở hữu:Giấy đăng ký doanh nghiệp (nếu chủ sở hữu là doanh nghiệp),
• Đối với tác giả: Số điện thoại, Hợp đồng thuê thiết kế (Nếu công ty chủ sở hữu thuê cá nhân ngoài công ty thiết kế), Quyết định giao nhiệm vụ (Nếu tác giả là người lao động làm việc tại công ty, thiết kế Tác phẩm theo sự phân công của công ty chủ sở hữu

2. ĐĂNG KÝ

Nếu khách hàng đồng ý thực hiện dịch vụ, nhân viên thực hiện công việc theo trình tự tại mục III phần A.

• Về cơ bản, hồ sơ đăng ký quyền tác giả sẽ bao gồm:

• 03 bản Tờ khai đăng ký 
• 03 bản Giấy Giấy cam kết
• 03 bản tác phẩm
• 03 Giấy đăng ký doanh nghiệp chủ sở hữu
• 03 Giấy tờ cá nhân tác giả/ chủ sở hữu

• Nơi soạn – lưu file: Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ =>Bản quyền tác giả => chọn loại tác phẩm => Copy file gần nhất =>Đặt tên file theo tên khách hàng => Chỉnh sửa lại hồ sơ  thông tin mới.

• Sau khi soạn xong hồ sơ, nhân viên kiểm tra lại hoặc gửi cho trưởng nhóm kiểm tra lại trước khi in.
• Nhân viên hoàn thiện bộ hồ sơ nộp và đưa cho trưởng nhóm kiểm tra trước khi nộp.

3. THEO DÕI HỒ SƠ

Như tại A.III.4

- HẾT -