QUY TRÌNH DỊCH VỤ SỞ HỮU TRÍ TUỆ TẠI NVCS SÁNG CHẾ - GIẢI PHÁP HỮU ÍCH NĂM 2024

+84 09.19.19.59.39

Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU

Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO

Điện thoại: +84 09.19.19.59.39

Email: tuulawyer@nvcs.vn

Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.

Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh

1. Mục lục

   • 1. TỔNG QUAN QUY TRÌNH CHUNG
     • 1.1. NHẬP LIỆU VÀO HỆ THỐNG GETFLY
     • 1.2. TƯ VẤN
     • 1.3. TIẾP NHẬN THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN BAN ĐẦU
     • 1.4. BÁO GIÁ
   • 2. TIẾN HÀNH HỒ SƠ
     • 2.1. HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ
     • 2.2. THANH TOÁN
     • 2.3. SOẠN THẢO VÀ NỘP HỒ SƠ
     • 2.4. THEO DÕI HỒ SƠ
   • 3. QUY TRÌNH HỒ SƠ CHI TIẾT
     • 3.1. TƯ VẤN
     • 3.2. TRA CỨU
     • 3.3. ĐĂNG KÝ
     • 3.4. THEO DÕI HỒ SƠ

   TỔNG QUAN QUY TRÌNH CHUNG

1. NHẬP LIỆU VÀO HỆ THỐNG GETFLY

Getfly là phần mềm hỗ trợ và quản lý công việc của toàn bộ nhân viên NVCS. Việc nhập liệu vào Getfly là bắt buộc và nhân viên sử dụng Getly khi:

• Sau khi thu thập được thông tin, sử dụng Getfly để nhập – lưu thông tin khách hàng.
• Khi cần báo giá, sử dụng Getfly để tạo và gửi báo giá cho khách hàng.
• Khi cần quản lý công việc, sử dụng Getfly để tạo và theo dõi, nhắc nhở các công việc cần làm
• Sau khi đã ký Hợp đồng thành công, sử dụng Getfly để tạo đơn hàng và theo dõi việc thanh toán của khách hàng
• Và các công việc quản lý khác

(Xem chi tiết tại file Hướng dẫn sử dụng Getfly).

2. TƯ VẤN

1. TIẾP NHẬN THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN BAN ĐẦU

NVCS có các nguồn khách hàng như: Quảng cáo của công ty; khách cũ giới thiệu; đối tác dịch vụ,… Khi được phân công khách hàng, trong thời gian 15-20 phút, nhân viên cần liên hệ trao đổi với khách hàng theo các cách thức như điện thoại, nhắn tin, gửi email. 

Tất cả nhân viên phải dùng điện thoại, tài khoản zalo, email,… công ty cung cấp để trao đổi với khách hàng. 

Quá trình trao đổi thông tin cần đảm bảo các thông tin sau:

• Giới thiệu mình là ai?  Ở đâu? Vị trí công tác tại NVCS.
• Xác định nhu cầu khách hàng, từ đó nhân viên tư vấn cho khách hàng các thông tin sơ bộ liên quan và yêu cầu khách cung cấp thông tin tương ứng với loại hồ sơ cần thực hiện và địa chỉ email để có thể tư vấn chi tiết, gửi báo giá và nhập liệu thông tin vào Getfly.

• Đăng ký nhãn hiệu 
• Kiểu dáng công nghiệp 
• Sáng chế 
• Quyền tác giả 
• Xử lý xâm phạm 

(Chi tiết tư vấn và hồ sơ cần cung cấp cụ thể của từng loại hồ sơ xem tại phần B)

2. BÁO GIÁ

Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, và bảng giá dịch vụ của NVCS, nhân viên tiến hành soạn thảo và gửi báo phí cho khách hàng.Các trường hợp báo giá khác với bảng giá của Công ty, nhân viên phải hỏi ý kiến và được sự đồng ý của Ban Giám Đốc.

1. : Soạn thảo Báo giá

• Dựa vào thông tin khách hàng cung cấp. Vào Data để soạn báo phí :

Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ =>Báo phí => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => chuyển đổi sang file pdf

Vào server công ty

Chỉnh sửa thông tin báo phí theo nhu cầu cảu khách hàng

• Nếu khách hàng chỉ cần báo phí tổng quát cơ bản của hồ sơ, thì nhân viên có thể sử dụng file báo giá mẫu sẵn có để gửi.

2. : Gửi Báo giá cho khách hàng 

Gửi file pdf Báo giá cho khách hàng xemthông qua email của công ty hoặc mail tự động Getfly và theo dõi phản hồi của khách hành :

• Nếu khách hàng có thắc mắc thì giải thích để khách hàng hiểu rõ. Nếu khách thay đổi nhu cầu thì điều chỉnh báo giá cho phù hợp.
• Nếu sau 02-03 ngày khách hàng không phản hồi, nhân viên liên hệ lại (gọi điện/mail/zalo) hỏi khách còn có nhu cầu không?

• Nếu vẫn còn nhu cầu thì tìm hiểu lý do chậm phản hồi (còn có nội dung chưa hiểu rõ, sếp chưa quyết định,…)? Tùy theo lý do của khách để có hướng xử lý tiếp theo. Đối với những lý do gây kéo dài thời gian (chưa thiết kế xong, chưa có đủ hồ sơ cần cung cấp, sếp đi công tác chưa về,…) nhân viên cần ghi chú lại và tiếp tục liên hệ nhắc nhở khách.
• Nếu không thì tìm hiểu lý do vì sao từ chối dịch vụ của NVCS (phí cao, đã tìm được đơn vị dịch vụ khác, không còn nhu cầu thực hiện loại hồ sơ này,…). 

• Nếu khách hàng đồng ý với báo giá thì tiến hành hồ sơ.

3. TIẾN HÀNH HỒ SƠ

1. HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ

Sau khi tư vấn, nếu khách hàng đồng ý thực hiện dịch vụ thì tiến hành ký hợp đồng dịch vụ và ủy quyền.Trường hợp khách hàng không cần ký Hợp đồng dịch vụ thì vẫn cần phải ký ủy quyền.

3. : Soạn thảo Hợp đồng dịch vụ và ủy quyền

Dựa vào thông tin khách hàng cung cấp. Vào Data để soạn Hợp đồng và ủy quyền. 

• Hợp đồng dịch vụ: Phòng Pháp lý => Hợp đồng dịch vụ => Hợp đồng dịch vụ pháp lý => chọn năm => SHTT => Copy file gần nhất => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => chuyển đổi sang file pdf

Lưu ý: Chỉ chỉnh sửa lại Thông tin Bên A, nội dung công việc thực hiện cho phù hợp với từng khách hàng, không chỉnh sửa các điều khoản cố định khác. Trường hợp khách hàng muốn chỉnh sửa các điều khoản cố định thì phải có sự đồng ý của cấp trên.

Vào server công ty

Chỉnh sửa lại các thông tin

Chỉnh sửa lại các thông tin

• Ủy quyền:Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ => Chọn theo phân loại hồ sơ (Nhãn hiệu, Kiểu dáng công nghiệp,…) => chọn năm => Copy file gần nhất => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => chuyển đổi sang file pdf

Vào server công ty

Chỉnh sửa lại các thông tin

4. : Gửi khách hàng 

Gửi file pdf Hợp đồng và Ủy quyền cho khách hàng xem và kiểm tra lại thông tin. Nếu có sai sót thì chỉnh sửa và thông nhất lại với khách hàng. Nếu file chính xác thì hẹn khách sẽ gửi hồ sơ cho khách ký.

5. : In, trình ký, đóng dấu Hợp đồng 

In màu Hợp đồng, ủy quyền => Trình Giám đốc ký tên, đóng dấu

6. : Chuyển Hợp đồng cho bộ phận giao nhận và Theo dõi hồ sơ về

• Giao Hợp đồng, ủy quyền cho bộ phận giao nhận để chuyển tới khách hàng ký, đóng dấu. Nếu khách hàng không ở TP HCM thì gửi chuyển phát nhanh hồ sơ.
• Theo dõi từ 1 – 3 ngày, nếu hồ sơ ký vẫn chưa về thì liên hệ Bộ phận giao nhận hồ sơ hỏi thông tin, nếu do khách hàng chưa ký thì gọi điện nhắc nhở khách hàng. Đối với hồ sơ chuyển phát nhanh thì theo dõi tình trạng vận đơn, nhắc nhở khách hàng khi nhận được hồ sơ thì ký, đóng dấu và gửi lại về cho NVCS
• Khi nhận được hồ sơ đã ký, đóng dấu, nhân viên phải liên hệ lại với khách hàng để nhắc nhở khách hàng thanh toán và tiến hành hồ sơ.

2. THANH TOÁN

• Sau khi Hợp đồng đã được ký thành công, nhân viên phải nhập đơn hàng lên Getfly và theo dõi việc thanh toán của khách hàng.
• Tất cả hồ sơ dịch vụ Sở hữu trí tuệ đều yêu cầu thanh toán 1 lần, 100% chi phí sau khi ký hợp đồng. Nhân viên chỉ tiến hành nộp hồ sơ khi đã nhận được đầy đủ phí theo Hợp đồng. Các trường hợp chia thành nhiều đợt thanh toán, nộp hồ sơ trước – thanh toán sau, nhân viên phải hỏi ý kiến và được sự đồng ý của Ban Giám Đốc.

3. SOẠN THẢO VÀ NỘP HỒ SƠ

Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ đã ký (Hợp đồng, Giấy ủy quyền) và chi phí, nhân viên tiến hành soạn hồ sơ chi tiết và nộp hồ sơ. 

1. : Soạn hồ sơ

Vào Data để soạn: Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ => Chọn theo phân loại hồ sơ (Nhãn hiệu, Kiểu dáng công nghiệp,…) => chọn năm => Copy file gần nhất => chỉnh sửa lại thông tin khách hàng và nội dung công việc cần thực hiện => Kiểm tra lại hồ sơ trước khi in => In ấn và trình ký

2. : Nộp hồ sơ 

Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ cần nộpthì.

• Trưởng nhóm đưa hồ sơ cho Mr. Thiệu / Mrs. Hoài kiểm tra công nợ (kiểm tra xem khách đã thanh toán hay chưa).
• Hồ sơ đã thanh toán sẽ được chuyển bộ phận giao nhận nộp hồ sơ.
• Những hồ sơ chưa thanh toán nhưng vẫn được nộp thì phải có sự đồng ý của Ban Giám đốc và nhân viên phải chú ý theo dõi để nhắc nhở khách hàng thanh toán.

(Chi tiết của từng loại hồ sơ, xem tại Phần B)

4. THEO DÕI HỒ SƠ

• Sau khi nộp hồ sơ, nhập thông tin vào file excel theo dõi => scan lưu trong folder của khách hàng + photo 1 bản để lưu trong file giấy, cất vào sọt hồ sơ của năm đang thực hiện. Sau đó, gửi bản scan cho khách, báo khách về thời gian dự kiến hồ sơ được xử lý, ghi chú lại cho khách các thông tin mà họ cần liên hệ khi có thắc mắc đồng thời gửi lời cảm ơn khách đã sử dụng dịch vụ của NVCS
• Khi đến thời hạn mà không nhận được các thông báo liên quan từ Cục, nhân viên cần gọi điện đến Cục Sở hữu trí tuệ để tìm hiểu tình hình hồ sơ.

• Số điện thoại: 024.3858.3069 => line từ 1106 đến 1109
• Khi gọi điện, nhân viên giới thiệu về mình với chuyên viên của Cục, sau đó đọc số đơn và nhờ chuyên viên kiểm tra tình trạng hồ sơ.
• Sau khi gọi điện, note vào file theo dõi hồ sơ ngày gọi điện, tình hình hồ sơ.

• Khi nhận được Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ, chuyên viên scan luu hồ sơ, gửi bản scan thông báo và bàn giao bản gốc cho khách hàng.
• Khi nhận được thông báo thẩm định hình thức đơn đăng ký có thiếu sót, nhân viên scan luu hồ sơ, khắc phục thiết sót theo yêu cầu của thông báo.
• Khi nhận được Thông báo đóng phí cấp văn bằng, chuyên viên scan luu hồ sơ, gửi bản scan thông báo và nhắc nhở khách đóng phí.

•  Nếu khách hàng chuyển phí cho NVCS thì nhân viên nhập công nợ và gửu hồ sơ cho bộ phận giao nhận đi đóng phí.
• Nếu đã dùng hết tất cả các phương thức liên hệ (gọi điện, nhắn tin, gửi mail, gửi thư trực tiếp) mà không liên lạc được với khách hàng hoặc khách hàng không phản hồi về việc đóng phí, thì nhân viên báo lại Ban Giám đốc, lưu lại bằng chứng đã liên hệ.

• Khi nhận được thông báo thẩm định nội dung từ chối, nhân viên scan luu hồ sơ:

• Nhân viên xem xét lý do từ chối có hợp lý hay không, và đưa ra phương án xử lý. Sau khi tìm được phương án xử lý thì liên hệ thông báo và tư vấn cho khách.
• Sau khi thống nhất được phương án xử lý với khách hàng thì tiến hành nộp hồ trơ trả lời cho Cục SHTT. Tiếp tục theo dõi hồ sơ cho đến khi nhận được Quyết định cuối cùng của Cục SHTT.
• Khi  nhận được quyết định cuối cùng của Cục SHTT thì thông báo kết quả cho khách.

• Khi nhận được Giấy chứng nhận, nhân viên nhập thông tin vào file excel theo dõi => scan lưu => Thông báo và bàn giao cho khách hàng.

2. QUY TRÌNH HỒ SƠ CHI TIẾT

1. TƯ VẤN

1. Khái niệm và điều kiện bảo hộ

Sáng chế là giải pháp kỹ thuật dưới dạng sản phẩm hoặc quy trình nhằm giải quyết một vấn đề xác định bằng việc ứng dụng các quy luật tựnhiên.Sáng chế được bảo hộ độc quyền dưới hình thức cấp Bằng độc quyền sáng chế hoặc Bằng độc quyền giải pháp hữu ích.Giải pháp kỹ thuật – đối tượng được bảo hộ dưới danh nghĩa là sáng chế là tập hợp cần và đủ các thông tin về cách thức kỹ thuật và/hoặc phương tiện kỹ thuật (ứng dụng các quy luật tự nhiên) nhằm giải quyết một nhiệm vụ (một vấn đề) xác định

Tiêu chuẩn cấp bằng:

• Bảo hộ ở mức cao: Giải pháp kỹ thuật yêu cầu bằng độc quyền sáng chế (thời hạn bảo hộ 20 năm) cần phải đáp ứng các điều kiện sau: Tính mới, Trình độ sáng tạo, Khả năng áp dụng công nghiệp.
• Bảo hộ ở mức thấp: Giải pháp kỹ thuật yêu cầu cấp bằng độc quyền giải pháp hữu ích (thời hạn bảo hộ 10 năm) cần phải đáp ứng các điều kiện sau: Tính mới, Khả năng áp dụng công nghiệp, Không phải hiểu biết thông thường.

(Các điều kiện bảo hộ được xem xét và đánh giá trên phạm vi toàn thế giới)

2. Quy trình và thời hạn đăng ký 

• Nộp đơn đăng ký: 01-02 ngày làm việc
• Thẩm định hình thức: 30 – 45 ngày làm việc kể từ ngày nộp đơn đăng ký
• Công bố đơn: 19 tháng kể từ ngày nộp đơn hoặc 02 tháng kể từ ngày yêu cầu công bố
• Thẩm định nội dung: 18 tháng kể từ ngày công bố đơn hoặc từ ngày có yêu cầu

3. Hồ sơ cần cung cấp

• Bộ hình vẽ SC/GPHI
• Lĩnh vực sử dụng SC/GPHI
• Tên SC/GPHI, bản mô tả SC/GPHI
• Thông tin chủ đơn: Giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu đăng ký cho công ty), giấy tờ cá nhân và địa chỉ hiện tại (nếu đăng ký cho cá nhân)
• Thông tin tác giả: giấy tờ cá nhân

2. TRA CỨU

1. Cơ sở dữ liệu tra cứu

• Nền tảng ipplatform

https://ipplatform.gov.vn/database/sang-che/tra-cuu-nang-cao

• Nền tảng wipopublish

http://wipopublish.ipvietnam.gov.vn/wopublish-search/public/patents?4&query=*:*

2. Hướng dẫn tra cứu

• Nền tảng ipplatform
• https://ipplatform.gov.vn/assets/frontend/doc/hdsd_sangche_nangcao.pdf
• Nền tảng wipopublish

https://ipvietnam.gov.vn/documents/20195/1022181/HD+tra+c%E1%BB%A9u+SC+tr%C3%AAn+CSDL+WIPOPUBLISH.pdf/f9f16013-076c-478b-b573-cc623eaa7ee4

3. ĐĂNG KÝ

• Trường hợp 1:

Nếu kết quả tra cứu SC/GPHI có khả năng đăng ký thì nhân viên gửi báo giá cho khách hàng. Sau khi gửi báo giá, nhân viên theo dõi phản hồi và nhắc nhở khách hàng phản hồi để chốt hồ sơ.  Nếu khách hàng đồng ý thực hiện dịch vụ, nhân viên thực hiện công việc theo trình tự tại mục III phần A.

• Bộ hồ sơ đăng ký gồm có:

• 02 bản Tờ khai đăng ký 
• 01 bản Giấy Ủy quyền
• Bản mô tả 

• Nơi soạn – lưu file: Phòng Pháp lý => Công ty tư vấn => Sở hữu trí tuệ => Sáng chế => chọn năm => Copy file gần nhất =>Đặt tên file theo tên khách hàng và tên SC/GPHI=> Chỉnh sửa lại tờ khai và ủy quyền theo thông tin mới.

• Hướng dẫn điền tờ khai đăng ký:

https://www.ipvietnam.gov.vn/documents/20182/734149/h%C6%B0%E1%BB%9Bng-d%E1%BA%ABn-n%E1%BB%99p-%C4%91%C6%A1n-%C4%91%C4%83ng-k%C3%BD-s%C3%A1ng-ch%E1%BA%BF-10532387224530346.mp4

• Sau khi soạn xong hồ sơ, nhân viên kiểm tra lại hoặc gửi cho trưởng nhóm kiểm tra lại trước khi in.
• Nhân viên hoàn thiện bộ hồ sơ nộp và đưa cho trưởng nhóm kiểm tra trước khi nộp.

• Trường hợp 2:

• Nếu kết quả tra cứu SC/GPHI có khả năng đăng ký thấp thì nhân viên thông báo kết quả cho khách.Nếu khách hàng vẫn muốn nộp hồ sơ, nhân viên vẫn tiến hành các bước như tại Trường hợp 1, nhưng trong Hợp đồng dịch vụ và file theo dõi hồ sơ phải ghi chú “Khách hàng đã biết SC/GPHI khả năng đăng ký thành công thấp nhưng vẫn yêu cầu thực hiện dịch vụ”.

4. THEO DÕI HỒ SƠ

Tương tự như đã viết ở phần A.III.4

- HẾT -