QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP TRONG NƯỚC 2024

+84 09.19.19.59.39

Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU

Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO

Điện thoại: +84 09.19.19.59.39

Email: tuulawyer@nvcs.vn

Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.

Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh

 

TƯ VẤN

Bước 1: Gọi điện thoại cho khách hàng khi nhận được thông tin yêu cầu tư vấn từ zalo, email, getfly, ban giám đốc 

(Không quá 20 phút khi chuyên viên nhận được yêu cầu, trừ trường hợp có công việc khẩn cấp). 

Nội dung trao đổi với khách hàng như sau:

  • Giới thiệu tên, vị trí công tác tại Công ty Luật NVCS;
  • Đặt câu hỏi để xác định lại chính xác yêu cầu của khách hàng:
  • Anh/chị đang có nhu cầu đăng ký thành lập mới doanh nghiệp đúng không? 
  • Địa chỉ công ty dự kiến thành lập ở đâu?  
  • Ngành nghề dự kiến hoạt động là gì? 
  • Công ty dự kiến có bao nhiêu thành viên, đã lựa chọn được loại hình doanh nghiệp chưa? 
  • Xin email và yêu cầu khách hàng cung cấp hồ sơ (nếu cần thiết), nghiên cứu thông tin và lên kế hoạch báo giá.

Bước 2: Nhập liệu thông tin của khách lên phần mềm getfly và báo giá qua email và zalo

Bước 1: Truy cập Getfly tại link: https://nvcs-legal.getflycrm.com/

Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập:

Tại màn hình đăng nhập, nhập thông tin tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập

 

dang-nhap-vao-he-thong

NHẬP KHÁCH HÀNG

Để có thể nhập nội dung công việc, đơn hàng hoặc các thông tin khác liên quan ở các bước tiếp theo, người dùng cần nhập thông tin khách hàng.

Bước 1: 

Truy cập biểu tượng khách hàng => Thêm khách hàng

them-khach-hang

 

Bước 2: 

Nhập thông tin khách hàng vào các trường, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc.

Sau khi nhập thông tin, bấm lưu và thêm mới. Khi đó thông tin khách hàng sẽ được lưu lại tại mục khách hàng

them-thong-tin-khach-hang-luu-moi



 

 

NHẬP NỘI DUNG CÔNG VIỆC

Sau khi đã có thông tin khách hàng, tiến hành nhập công việc liên quan đến khách hàng như sau:

Bước 1: 

Vào biểu tượng khách hàng => vào khách hàng cần nhập công việc 

bao-gia-them-bao-gia

 

Tiếp tục vào lịch hẹn => Thêm công việc

A screenshot of a computer

Description automatically generated

 

Bước 2:

Nhập nội dung công việc cần thực hiện vào các trường, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc.

Sau khi nhập xong thì bấm thêm mới để lưu lại.

Graphical user interface, application, website

Description automatically generated

Sau khi lưu lại, các công việc liên quan đến khách hàng sẽ hiển thị tại mục lịch hẹn

Graphical user interface, application

Description automatically generated

 

NHẬP BÁO GIÁ

Sau khi đã có thông tin khách hàng, thực hiện báo giá cho khách hàng như sau:

Bước 1: 

Vào biểu tượng khách hàng => vào khách hàng cần tạo báo giá => vào giao dịch => Báo giá => Thêm báo giá

Graphical user interface, application

Description automatically generated

Bước 2:

Nhập các thông tin liên quan đến dịch vụ cần báo giá => cập nhật 

Nhập nội dung nếu cần diễn giải thêm chi tiết cho báo giá, hoặc đính kèm file nếu cần

 

Graphical user interface, text, application, email

Description automatically generated

 

Graphical user interface, application, Word

Description automatically generated

Bước 3: Gửi báo giá cho khách qua email

Sau khi đã tạo được báo giá, người dùng gửi báo giá qua email cho khách hàng

Cần kiểm tra lại các thông tin của báo giá trước khi gửi mail

Sau khi đã kiểm tra xong => chọn Thêm mới.

Graphical user interface, text, application, email

Description automatically generated

Graphical user interface, text, application

Description automatically generated

Sau khi đã gửi báo giá qua email, người dùng có thể kiểm tra tình trạng khách hàng đã nhận được/ đã đọc email hay chưa tại mục email marketing

Ghi chú: Việc nhập THÔNG TIN BÁO GIÁ là bắt buộc đối với tất cả các dịch vụ mà NVCS cung cấp cho khách hàng, bất kể khách hàng có đồng ý dịch vụ hay không

Bước 3: Theo dõi xác nhận của khách hàng có đồng ý làm hay không

3.1 Trường hợp khách không đồng ý/ không phản hồi mail

- Nhân viên phụ trách gọi lại cho khách để tìm hiểu lý do tại sao khách từ chối dịch vụ của NVCS (giá cao, hồ sơ phức tạp,….)

  1. Trường hợp khách hàng đồng ý dịch vụ: 

Chuyển báo giá thành đơn hàng trên phần mềm Getfly. Cụ thể thao tác như sau: 

  • Vào Báo giá cần tạo đơn hàng => bấm tạo đơn hàng
  • Nhập/chỉnh sửa lại các thông tin cho đơn hàng Graphical user interface, text, application

Description automatically generated

 

  • Nhập các thông tin liên quan đến đơn hàng, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc sau đó thêm mới đơn hàng.

Graphical user interface, text, application

Description automatically generated

Graphical user interface, application

Description automatically generated

Graphical user interface, application

Description automatically generated

 

  • Thu phí dịch vụ: 
  • Trường hợp khách hàng chuyển khoản, Gửi thông tin tài khoản cho khách hàng => nhắc khách chuyển khoản xong thì gửi UNC hoặc chụp màn hình chuyển khoản để theo dõi.
  • Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, đưa hồ sơ đã soạn lên cho Mr Thiệu/Ms Hoài để xuất phiếu thu, giao nhận đi giao hồ sơ và thu tiền mặt.
  1. XỬ LÝ HỒ SƠ 

Tiến hành thực hiện công việc theo yêu cầu khách hàng

- Hồ sơ soạn có thể lấy trên dữ liệu có sẵn trên server của công ty;

- Đồng thời cập nhập quá trình làm việc lên Getfly và gửi báo cáo cho khách hàng tình hình hồ sơ theo từng giai đoạn thực hiện gồm:

+ Ngày nhận hồ sơ;

+ Ngày soạn hồ sơ;

+ Ngày nộp hồ sơ;

+ Ngày cơ quan nhà nước trả kết quả;

+ Lý do hồ sơ bị bổ sung/từ chối/chậm trễ;

+ Ngày nhận kết quả/ hoàn thành hồ sơ. 

* Nội dung báo cáo cần gửi cho khách hàng gồm: 

- Nhắc nhở khách hàng cung cấp những tài liệu cần thiết mà NVCS yêu cầu để chuyên viên tiến hành hồ sơ (tùy vào số lượng và tính chất hồ sơ mà có thể gửi bằng mail hoặc zalo, tuy nhiên khuyến khích chuyên viên làm việc bằng mail);

- Nếu việc nhắc nhở đã nhiều hơn 2 lần và kéo dài mà khách hàng vẫn không cung cấp thì báo Lãnh đạo để tìm hướng giải quyết;

- Gửi mail xác nhận ngày nộp hồ sơ => ngày trả kết quả;

- Trường hợp hồ sơ bị bổ sung/từ chối dẫn đến chậm trễ tiến độ thì phải giải thích nguyên nhân, vướng mắc dẫn đến sự việc trên. Có thể yêu cầu khách hàng hỗ trợ thêm theo từng loại hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ được chấp thuận thì thông báo với khách hàng, thu phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ. 

Trong quá trình giải quyết hồ sơ, nếu có bất cứ khó khăn nào khi làm việc với khách hàng hoặc cơ quan nhà nước, chuyên viên phải báo cáo với lãnh đạo để tìm ra hướng giải quyết kịp thời và nhanh chóng.  Tất cả những email làm việc phải CC cho người quản lý hoặc lãnh đạo. 

 

  1. LƯU Ý ĐỐI VỚI HỒ SƠ THÀNH LẬP MỚI DOANH NGHIỆP:

  1. Đối với tên doanh nghiệp: Kiểm tra tên doanh nghiệp dự định đăng ký xem có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký hay không? Các cách kiểm tra: 
  • Tra cứu tên doanh nghiệp lên thanh tìm kiếm của Google. 
  • Tra cứu trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: 

Truy cập link: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/  => Nhập phần tên của doanh nghiệp vào ô tìm kiếm => Bấm tìm kiếm => Kiểm tra kết quả hiển thị. 

  • Dùng tài khoản đăng ký kinh doanh để tra cứu: 

Truy cập link: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ => Đăng nhập tài khoản => Chọn mục đăng ký doanh nghiệp => Chọn Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh => Chọn mục Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc => Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu của khách hàng => Chọn mục Tên doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc => Nhập tên doanh nghiệp, nhấn kiểm tra trùng tên => Kiểm tra kết quả hiển thị. 

  1. Đối với địa chỉ doanh nghiệp: 
  • Phải gồm bốn cấp: ấp, xã, huyện, tỉnh (phải ghi rõ như sau: Lầu 1, 170-170Bis Bùi Thị Xuân, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam) hoặc các tên gọi khác tương đương theo đặc trưng từng vùng. 
  • Nếu địa chỉ doanh nghiệp nằm trong tòa nhà có kết hợp kinh doanh thương mại và  chung cư thì phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài liệu chứng minh địa chỉ doanh nghiệp dự định đăng ký không phải là “căn hộ chung cư” bằng bản sao y chứng thực của một trong các giấy tờ sau: 
  • Quyết định phê duyệt dự án của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ Xây dựng, UBND thành phố, Sở Xây dựng, UBND Quận, huyện) có ghi chi tiết trụ sở mà doanh nghiệp đăng ký không thuộc căn hộ chung cư. 
  • Giấy xác nhận của Chủ đầu tư dự án về việc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp đăng ký không thuộc căn hộ chung cư. 
  • Giấy xác nhận của Ban quản trị chung cư về việc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chung cư (đính kèm bản sao hợp lệ Quyết định công nhận của UBND xã/phường/quận/huyện 
  • Hợp đồng thuê trụ sở có nội dung thể hiện địa chỉ trụ sở mà doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chung cư (giữa Chủ đầu tư với bên thuê). 
  • Giấy xác nhận của UBND xã, phường, thị trấn có nội dung thể hiện địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chung cư.
  1. Đối với ngành nghề kinh doanh: 
  • Áp dụng mã Cấp 4 (là ngành có mã 4 số) thuộc hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
  • Đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện: đối chiếu với quy đinh của pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về điều kiện kinh doanh đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện này (để biết ngành nào thuộc nhóm này xem phụ lục 04 luật đầu tư 2020, 227 ngành nghề);
  1. Vốn điều lệ của doanh nghiệp: 
  • Vốn điều lệ đăng ký do doanh nghiệp tự đăng ký và chịu trách nhiệm, tuy nhiên sẽ quyết định đến phần thuế môn bài phải đóng hằng năm:
  • Nếu vốn điều lệ từ =<10 tỷ thì phải đóng thuế môn bài 2.000.000 đồng/năm;
  • Nếu vốn điều lệ từ > 10 tỷ thì phải đóng thuế môn bài 3.000.000 đồng/năm
  • Trong trường hợp ngành nghề đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có yêu cầu vốn pháp định thì vốn điều lệ không được thấp hơn vốn pháp định (Xem thêm quy định của luật chuyên ngành). 

Ví dụ: Kinh doanh dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài có vốn pháp định không thấp hơn 5.000.000.000 đồng và ký quỹ 1.000.000.000 đồng 

  1. Địa chỉ thường trú/Địa chỉ liên lạc của Chủ sở hữu/Thành viên/Cổ đông/Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải gồm bốn cấp: ấp, xã, huyện, tỉnh và các tên gọi khác tương đương theo đặc trưng từng vùng. Để biết chính xác có thể tìm kiếm địa chỉ trên Google. 
  1. QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ TRÊN SERVER TỔNG:

COMPUTER => PHONG PHAP LY => CONG TY TY VAN - NVCS => DOANH NGHIEP TRONG NUOC => LINH NVCS (chuyên viên nào xử lý thì vào folder của người đó) => HO SO THANH LAP => CHON LOAI HINH DOANH NGHIEP => CHỌN HỒ SƠ MẪU GẦN NHẤT, COPY TOÀN BỘ FOLDER, PASTE THÀNH MỘT HỒ SƠ MỚI, SAU ĐÓ CHỈNH SỬA HỒ SƠ TRỰC TIẾP => HỒ SƠ MỚI.

Bước 1: Thành phần hồ sơ: 

  1. Giấy tờ cần cung cấp (CMDN/CCCD/Hộ chiếu đối với cá nhân/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức) (Bản sao y) 
  2. Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp. 
  3. Điều lệ công ty. 
  4. Danh sách Thành viên (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên)/Danh sách cổ đông (Đối với Công ty cổ phần)
  5. Văn bản cử người đại diện quản lý phần vốn góp và Danh sách người đại diện theo pháp luật/người đại diện theo ủy quyền. Bản sao y Giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền (Đối với trường hợp chủ sở hữu/thành viên công ty TNHH/cổ đông CTCP là tổ chức)
  6. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ. 

Lưu ý chung: Khi soạn hồ sơ doanh nghiệp phải canh chỉnh lề sao cho trang chữ ký của Chủ sở hữu/thành viên/cổ đông/đại diện theo pháp luật thành một trang riêng biệt. Yêu cầu khách hàng ký tên, đóng dấu (nếu có) tương ứng, không giáp lai. Khi có bất cứ sai sót nào, chuyên viên sẽ tự điều chỉnh và thay trang mới, không cần khách hàng phải ký lại hồ sơ. 

  • Bước 2: Kiểm tra lại hồ sơ đã soạn 

Kiểm tra lại nội dung và hình thức của hồ sơ đã soạn. Có thể nhờ người giám sát kiểm tra lại lần cuối nếu là nhân viên mới hoặc có những điểm chưa rõ;

  • Bước 3: Gửi hồ sơ cần ký cho khách hàng

Kiểm tra lại yêu cầu của khách hàng/quản lý là gửi hồ sơ qua mail hay giao bản giấy: 

+ Nếu khách hàng yêu cầu gửi mail thì phải hỏi bộ phận kế toán khách đã thanh toán phí chưa, nếu khách hàng chưa thanh toán phí, việc gửi hồ sơ bằng email phải thông qua ý kiến của quản lý (bắt buộc phải CC quản lý khi gửi hồ sơ này);

+ Nếu gửi bằng bản giấy: chuyên viên phải in đủ hồ sơ và sau đó chuyển sang cho bộ phận giao nhận. 

  • Bước 4: Theo dõi hồ sơ ký 

Theo dõi từ 1 – 3 ngày, nếu hồ sơ ký vẫn chưa về thì liên hệ BỘ PHẬN GIAO NHẬN HỒ SƠ hỏi thông tin, nếu do khách hàng chưa ký thì gọi điện nhắc nhở khách hàng; 

  • Bước 5: Nộp hồ sơ 

Nộp hồ sơ online trên hệ thống cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các bước thực hiện: 

dang-ky-kinh-doanh



 

  • Bước 2: Đăng nhập tài khoản
  • Bước 3: Chọn dịch vụ công => Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

đăng ký kinh doanh qua mạng

  • Bước 4: Chọn đăng ký doanh nghiệp => Tick chọn nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh

 

  • Bước 5: Tick chọn thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc

 

  • Bước 6: Tick chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp 

  • Bước 7:
  • Nhập thông tin vào các trường cần thiết. Lưu ý: Dùng lệnh Copy Paste thông tin trong hồ sơ file word để dán vào các trường cần điền để tránh sai sót. 

Bước 8: Scan các file hồ sơ đã soạn + CMND/CCCD  sao y của thành viên/cổ đông/ngườiđại diện theo pháp luật/chủ sở hữu + CMND sao y của người nộp hồ sơ và tải lên hệ thống. 

 

Bước 9: Nhấn chuẩn bị hồ sơ => Ký số/ Xác thực bằng tài khoản ĐKKD => => Thanh toán => Nộp hồ sơ. 

  • Phí nhà nước sẽ thanh toán online khi nộp hồ sơ: 100.000 đồng/1 hồ sơ.
  • Sau khi nộp hồ sơ cập nhật tình trạng lên Getfty và ngày nộp và ngày hẹn trả kết quả. Đồng thời theo dõi, thông báo cho khách hàng về tình trạng hồ sơ.
  • Đến ngày hẹn trả hồ sơ, theo dõi mail hoặc tra cứu trực tiếp tình trạng hồ sơ trên Tài khoản đăng ký kinh doanh:
  • Trường hợp hồ sơ được chấp thuận => Đăng ký nhận giấy phép qua bưu điện/lấy trực tiếp tại Sở kế hoạch đầu tư. 
  • Trường hợp hồ sơ bị bổ sung => Bổ sung lại theo yêu cầu trong thông báo bổ sung. Đồng thời thông báo cho khách hàng ngày tình trạng hồ sơ, ngày hẹn trả kết quả mới.  
  • Bước 6: Bàn giao giấy phép cho khách hàng

Ở bước này, thông thường Bộ phận kế toán và bộ phận giao nhận hồ sơ sẽ tiến hành việc bàn giao kết quả hồ sơ và thu phí còn lại.

NOTE: Tất cả nhân viên từng vị trí công việc được giao phải dùng điện thoại CÔNG TY CUNG CẤP để trao đổi với khách hàng, kể cả dùng (Zalo-Viber- Whatapp) khi làm việc, trao đổi với khách hàng. Tuyệt đối không dùng điện thoại cá nhân trao đổi, làm việc với khách hàng. 


 

LIÊN HỆ

Hotline: 0916.303.656 (Gọi​ ngay đ​ể​ đ​ư​ợc​ tư​ vấ​n miễn​ phí)

Email: luatsu@nvcs.vn 

Website: https://nvcs.vn/

0916.303.656

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY
DỊCH VỤ LIÊN QUAN
Điều kiện thành lập doanh nghiệp khoa học công nghệ

Điều kiện thành lập doanh nghiệp khoa học công nghệ

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các điều kiện cần thiết để thành lập doanh nghiệp khoa học công nghệ tại Việt Nam, bao gồm các yêu cầu về vốn, nhân sự, cơ sở vật chất và các giấy tờ pháp lý liên quan.
Điều kiện thành lập doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm

Điều kiện thành lập doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các điều kiện cần thiết để thành lập một doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm tại Việt Nam, bao gồm các yêu cầu về vốn điều lệ, cơ sở vật chất, nhân sự, và các giấy tờ pháp lý liên quan.
Bao nhiêu tuổi được thành lập doanh nghiệp?

Bao nhiêu tuổi được thành lập doanh nghiệp?

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về độ tuổi tối thiểu để được thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam, đồng thời giải thích những quy định pháp luật liên quan và lý do đằng sau những quy định này
Thành lập doanh nghiệp nhưng không hoạt động có được không?

Thành lập doanh nghiệp nhưng không hoạt động có được không?

Bài viết này sẽ giải đáp câu hỏi liệu việc thành lập doanh nghiệp nhưng không hoạt động có được hay không, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết về quyền lợi, nghĩa vụ pháp lý và các thủ tục liên quan đến tình trạng này
Ký quỹ thành lập doanh nghiệp là gì?

Ký quỹ thành lập doanh nghiệp là gì?

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về ký quỹ thành lập doanh nghiệp, bao gồm khái niệm, mục đích, các quy định pháp lý liên quan và quy trình thực hiện.
Đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp

Đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp

Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về những đối tượng không đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Chúng ta sẽ tìm hiểu lý do tại sao nhé
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT

Để lại địa chỉ email của bạn để nhận những tin tức cập nhật về luật mới nhất

Chat với chúng tôi qua Zalo
Gọi ngay cho chúng tôi