THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NƯỚC NGOÀI

+84 09.19.19.59.39

Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU

Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO

Điện thoại: +84 09.19.19.59.39

Email: tuulawyer@nvcs.vn

Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.

Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh

Thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nước ngoài khi muốn thâm nhập thị trường tiềm năng này. Với lợi thế về vị trí địa lý, nền kinh tế đang phát triển nhanh và chính sách mở cửa đầu tư, Việt Nam là điểm đến hấp dẫn cho các công ty quốc tế. Tuy nhiên, để thực hiện thành công, việc nắm vững quy trình, điều kiện pháp lý và các thủ tục cần thiết là vô cùng quan trọng.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp nước ngoài dễ dàng thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, đảm bảo tuân thủ pháp luật và đạt hiệu quả cao nhất.

I.Văn phòng đại diện là gì? Vai trò của văn phòng đại diện tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị trực thuộc công ty mẹ, hoạt động như một đầu mối trung gian hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, tìm kiếm cơ hội kinh doanh và xây dựng quan hệ hợp tác tại Việt Nam.

Theo quy định pháp luật, văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp. Thay vào đó, nhiệm vụ chính của VPĐD bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại.

• Kết nối và duy trì quan hệ với các đối tác, khách hàng tại Việt Nam.

• Giám sát việc thực hiện các hợp đồng, thỏa thuận do công ty mẹ ký kết.

• Thúc đẩy hình ảnh và thương hiệu của công ty mẹ tại thị trường Việt Nam.

Điều này giúp văn phòng đại diện trở thành cầu nối quan trọng giữa công ty mẹ ở nước ngoài và các đối tác trong nước.

Xem thêm: giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành

II.Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, các điều kiện thành lập văn phòng đại diện được quy định rõ ràng như sau:

1. Công ty mẹ hợp pháp và hoạt động ổn định:

• Công ty nước ngoài phải được thành lập và hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày đăng ký kinh doanh.

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

2. Ngành nghề kinh doanh hợp pháp:

• Ngành nghề của công ty mẹ phải phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam. Một số ngành nghề đặc thù có thể yêu cầu điều kiện riêng.

3. Không vi phạm pháp luật:

• Công ty mẹ không được có tiền sử vi phạm pháp luật tại quốc gia đăng ký hoặc tại Việt Nam.

4. Người đứng đầu văn phòng đại diện:

• Người được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không vi phạm pháp luật.

III.Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu của Bộ Công Thương).

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ (đã được hợp pháp hóa lãnh sự).

• Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc tài liệu chứng minh công ty mẹ đang hoạt động hợp pháp.

• Quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện.

• Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của trưởng văn phòng đại diện (bản sao công chứng).

• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện hợp pháp).

2. Nộp hồ sơ

• Hồ sơ được nộp tại Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương (tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty).

• Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và phản hồi trong vòng 3-5 ngày làm việc.

3. Thẩm định và cấp giấy phép

• Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ xem xét và cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

• Nếu từ chối, cơ quan sẽ có văn bản nêu rõ lý do.

4. Hoàn tất thủ tục sau cấp phép

Sau khi nhận giấy phép, văn phòng đại diện cần thực hiện:

• Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an.

• Đăng ký mã số thuế và mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam.

• Thông báo về hoạt động của văn phòng đại diện với cơ quan quản lý địa phương.

Thời hạn và gia hạn giấy phép văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn tối đa là 5 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.

Doanh nghiệp có thể làm thủ tục gia hạn trước khi giấy phép hết hiệu lực ít nhất 30 ngày để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.

Xem thêm: đăng ký giấy phép kinh doanh rượu

IV. Lợi ích khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Việc thành lập văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp nước ngoài:

1. Tăng cường sự hiện diện tại thị trường Việt Nam:

• Văn phòng đại diện giúp xây dựng hình ảnh và thương hiệu của công ty mẹ, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác địa phương.

2. Kết nối đối tác dễ dàng:

• Là đầu mối trực tiếp giúp công ty nước ngoài duy trì và mở rộng mối quan hệ kinh doanh tại Việt Nam.

3. Tiết kiệm chi phí:

• Văn phòng đại diện không phải chịu thuế doanh nghiệp hay thuế thu nhập từ hoạt động kinh doanh trực tiếp.

4. Khảo sát thị trường hiệu quả:

• Đây là cách tốt nhất để nghiên cứu thị trường và thử nghiệm trước khi quyết định đầu tư quy mô lớn tại Việt Nam.

V. Lựa chọn đơn vị tư vấn uy tín để thành lập văn phòng đại diện

Quá trình thành lập văn phòng đại diện có thể gặp khó khăn nếu doanh nghiệp không nắm rõ các quy định pháp luật và thủ tục hành chính tại Việt Nam.

Công ty luật NVCS là đơn vị tư vấn chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm:

• Tư vấn điều kiện, quy trình và thủ tục pháp lý.

• Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ theo đúng yêu cầu.

• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng.

• Hỗ trợ sau thành lập như khắc dấu, đăng ký mã số thuế và các dịch vụ liên quan.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, NVCS cam kết mang đến giải pháp tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ pháp luật Việt Nam.

Xem thêm: dịch vụ xin giấy phép mở trung tâm ngoại ngữ

VI.Kết luận

Thành lập văn phòng đại diện là bước đi chiến lược cho các công ty nước ngoài muốn mở rộng hoạt động tại Việt Nam. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp luật và lựa chọn đơn vị tư vấn đáng tin cậy.

Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác hỗ trợ chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Công ty luật NVCS để được tư vấn và đồng hành trong hành trình phát triển tại Việt Nam. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và mang đến giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.