QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM 2024

+84 09.19.19.59.39

Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU

Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO

Điện thoại: +84 09.19.19.59.39

Email: tuulawyer@nvcs.vn

Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.

Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh

TƯ VẤN

XỬ LÝ THÔNG TIN: 

Khi nhận được yêu cầu cung cấp dịch vụ từ khách hàng/sếp: 

• Bước 1: Liên hệ với khách hàng

- Gọi điện thoại xác nhận chính xác yêu cầu và tư vấn sơ bộ cho khách hàng => gửi email xác nhận thông tin đã trao đổi (Không quá 20 phút khi chuyên viên nhận được yêu cầu, trừ trường hợp có công việc khẩn cấp);

Nội dung trao đổi với khách hàng: 

1. Giới thiệu tên – vị trí công tác tại Công ty Luật Nguyễn và Cộng sự; 

2. Đặt câu hỏi để xác định lại chính xác yêu cầu của khách hàng: 

• + Anh/chị đang có nhu cầu xin cấp Giấy phép lao động (work permit) đúng không? Khách hàng/nhân viên cần xin GPLĐ quốc tích nào? Họ làm vị trí gì trong công ty (Là đại diện pháp luật hay người lao động bình thường? Công ty của anh chị ở TP. HCM hay ở Tỉnh, địa chỉ Công ty có nằm trong khu công nghiệp không?
• + Anh/chị có cần hỗ trợ/tư vấn thêm về dịch vụ nào nữa không? 

- Trong vòng 30- 45 phút từ lúc gọi điện trao đổi với khách hàng phải Gửi EMAIL/ ZALO báo giá, quy trình, thời gian thực hiện, hồ sơ cần cung cấp để thực hiện dịch vụ. 

• Bước 2: Nhập liệu thông tin lên phần mềm Getfly

Nhập toàn bộ thông tin có được từ khách hàng gồm tên khách hàng, dịch vụ cần cung cấp, số điện thoại, email... lên phần mềm Getfly. Xem hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập Getfly tại link: https://nvcs-legal.getflycrm.com/

Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập:

Tại màn hình đăng nhập, nhập thông tin tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập

NHẬP KHÁCH HÀNG

Để có thể nhập nội dung công việc, đơn hàng hoặc các thông tin khác liên quan ở các bước tiếp theo, người dùng cần nhập thông tin khách hàng.

Bước 1: 

Truy cập biểu tượng khách hàng => Thêm khách hàng

Bước 2: 

• Nhập thông tin khách hàng vào các trường, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc.
• Sau khi nhập thông tin, bấm lưu và thêm mới. Khi đó thông tin khách hàng sẽ được lưu lại tại mục khách hàng

• 

   

  Chú ý: 

  NHẬP NỘI DUNG CÔNG VIỆC

  Sau khi đã có thông tin khách hàng, tiến hành nhập công việc liên quan đến khách hàng như sau:

   

  Bước 1: 

• Vào biểu tượng khách hàng => vào khách hàng cần nhập công việc 

• 

   

• Tiếp tục vào lịch hẹn => Thêm công việc

• 

   

  Bước 2:

• Nhập nội dung công việc cần thực hiện vào các trường, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc.
• Sau khi nhập xong thì bấm thêm mới để lưu lại.

• 

• Sau khi lưu lại, các công việc liên quan đến khách hàng sẽ hiển thị tại mục lịch hẹn

• 

  NHẬP BÁO GIÁ

  Sau khi đã có thông tin khách hàng, thực hiện báo giá cho khách hàng như sau:

   

  Bước 1: 

• Vào biểu tượng khách hàng => vào khách hàng cần tạo báo giá => vào giao dịch => Báo giá => Thêm báo giá

• 

  

  Bước 2:

• Nhập các thông tin liên quan đến dịch vụ cần báo giá => cập nhật 
• Nhập nội dung nếu cần diễn giải thêm chi tiết cho báo giá, hoặc đính kèm file nếu cần

•  

• 

•  

   

  Bước 3: Gửi báo giá cho khách qua email

• Sau khi đã tạo được báo giá, người dùng gửi báo giá qua email cho khách hàng
• Cần kiểm tra lại các thông tin của báo giá trước khi gửi mail
• Sau khi đã kiểm tra xong => chọn Thêm mới.

• 

   

• Sau khi đã gửi báo giá qua email, người dùng có thể kiểm tra tình trạng khách hàng đã nhận được/ đã đọc email hay chưa tại mục email marketing

•  

  Ghi chú: Việc nhập THÔNG TIN  BÁO GIÁ là bắt buộc đối với tất cả các dịch vụ mà NVCS cung cấp cho khách hàng, bất kể khách hàng có đồng ý dịch vụ hay không

• Bước 3: Theo dõi xác nhận của khách hàng

• + Trường hợp khách hàng đồng ý dịch vụ thì chuyển báo giá thành đơn hàng trên phần mềm Getfly.

• Vào Báo giá cần tạo đơn hàng => bấm tạo đơn hàng
• Nhập/chỉnh sửa lại các thông tin cho đơn hàng

•  

• Nhập các thông tin liên quan đến đơn hàng, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc sau đó thêm mới đơn hàng.
• Ví dụ: Đơn hàng Nhãn hiệu Test có tổng phí là 5.250.000đ, trong đó: phí dịch vụ NVCS 3.000.000đ, lệ phí 1.000.000đ,  hoa hồng 1.000.000đ, VAT 250.000đ. 

•  

  

+ Trường hợp khách hàng chưa đồng ý thì theo dõi trong khoảng thời gian từ 1-3 ngày. Nếu khách hàng không phản hồi, chuyên viên xử lý liên hệ lại (gọi điện/mail/zalo) hỏi khách còn có nhu cầu không? Nếu không thì vì sao không đồng ý dịch vụ?

KÝ HỢP ĐỒNG – THU PHÍ:

Trường hợp khách đồng ý:

Soạn hợp đồng gửi khách ký và thu 50% phí dịch vụ trước

2. XỬ LÝ HỒ SƠ

• Tiến hành thực hiện công việc theo yêu cầu khách hàng

- Hồ sơ soạn có thể lấy trên dữ liệu có sẵn trên server của công ty;

- Đồng thời cập nhập quá trình làm việc lên Getfly và gửi báo cáo cho khách hàng tình hình hồ sơ theo từng giai đoạn thực hiện gồm:

+ Ngày nhận hồ sơ;

+ Ngày soạn hồ sơ;

+ Ngày nộp hồ sơ;

+ Ngày cơ quan nhà nước trả kết quả;

+ Lý do hồ sơ bị bổ sung/từ chối/chậm trễ;

+ Ngày nhận kết quả/ hoàn thành hồ sơ. 

* Nội dung báo cáo cần gửi cho khách hàng gồm: 

- Nhắc nhở khách hàng cung cấp những tài liệu cần thiết mà NVCS yêu cầu để chuyên viên tiến hành hồ sơ (tùy vào số lượng và tính chất hồ sơ mà có thể gửi bằng mail hoặc zalo, tuy nhiên khuyến khích chuyên viên làm việc bằng mail);

- Nếu việc nhắc nhở đã nhiều hơn 2 lần và kéo dài mà khách hàng vẫn không cung cấp thì báo Lãnh đạo để tìm hướng giải quyết;

- Gửi mail xác nhận ngày nộp hồ sơ => ngày trả kết quả;

- Trường hợp hồ sơ bị bổ sung/từ chối dẫn đến chậm trễ tiến độ thì phải giải thích nguyên nhân, vướng mắc dẫn đến sự việc trên. Có thể yêu cầu khách hàng hỗ trợ thêm theo từng loại hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ được chấp thuận thì thông báo với khách hàng, thu phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ. 

* Lưu ý chung: Trong quá trình giải quyết hồ sơ, nếu có bất cứ khó khăn nào khi làm việc với khách hàng hoặc cơ quan nhà nước, chuyên viên phải báo cáo với lãnh đạo để tìm ra hướng giải quyết kịp thời và nhanh chóng.  Tất cả những email làm việc phải CC cho người quản lý hoặc lãnh đạo. 

• Quy trình xử lý hồ sơ trên server tổng:

• Nguồn, cách thức soạn hồ sơ:

COMPUTER => PHONG PHAP LY => CONG TY TU VAN-NVCS => GIAY PHEP CON => CAC BO NGANH => LAO ĐỘNG THƯƠNG  BINH XÃ HỘI => GIÂY PHÉP LAO ĐỘNG => HO SO KHACH HANG-CAC NAM=> CHỌN HỒ SƠ MẪU GẦN NHẤT, COPY TOÀN BỘ FOLDER, PASTE THÀNH MỘT HỒ SƠ MỚI, SAU ĐÓ CHỈNH SỬA HỒ SƠ TRỰC TIẾP => HỒ SƠ MỚI. 

* Lưu ý đối với hồ sơ cấp Giấy phép lao động:

Hồ sơ gồm 02 bước thực hiện:

1/Báo cáo giải trình nhu cầu, thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài:

1.1 Yêu cầu, điều kiện:

1.2 Trình tự thực hiện:

1.3 Thành phần hồ sơ:

• Bước 2: Kiểm tra lại hồ sơ đã soạn 

Kiểm tra lại nội dung và hình thức của hồ sơ đã soạn. Có thể nhờ người giám sát kiểm tra lại lần cuối nếu là nhân viên mới hoặc có những điểm chưa rõ;

• Bước 3: Gửi hồ sơ cần ký cho khách hàng

Kiểm tra lại yêu cầu của khách hàng/quản lý là gửi hồ sơ qua mail hay giao bản giấy: 

+ Nếu khách hàng yêu cầu gửi mail thì phải hỏi bộ phận kế toán khách đã thanh toán phí chưa, nếu khách hàng chưa thanh toán phí, việc gửi hồ sơ bằng email phải thông qua ý kiến của quản lý (bắt buộc phải CC quản lý khi gửi hồ sơ này);

+ Nếu gửi bằng bản giấy: chuyên viên phải in đủ hồ sơ và sau đó chuyển sang cho bộ phận giao nhận. 

• Bước 4: Theo dõi hồ sơ ký 

- Theo dõi từ 1 – 3 ngày, nếu hồ sơ ký vẫn chưa về thì liên hệ BỘ PHẬN GIAO NHẬN HỒ SƠ hỏi thông tin, nếu do khách hàng chưa ký thì gọi điện nhắc nhở khách hàng; 

• Bước 5: Nộp hồ sơ 

 - Nộp hồ sơ online trên trang: https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn/

- Điền toàn bộ thông tin liên quan đến hồ sơ:

- Scan các file hồ sơ đã soạn và tải lên  lên hệ thống:

Lưu ý: Trong file hồ sơ, cần phải scan cả: Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty và Bản chính Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.

- Theo dõi tiến trình hồ sơ trên hệ thống:

- Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ, đáp ứng yêu cầu, Sở Lao động Thương Binh và Xã hội sẽ cấp Văn bản chấp thuận vị trí công việc sử dụng người lao động nước ngoài của người sử dụng lao động. 

Bước 6: Nhận kết quả => Bàn giao giấy phép cho khách hàng

- Cầm theo Giấy ủy quyền, CCCD của người được ủy quyền và bản gốc của hồ sơ đã scan nộp trên hệ thống đến trực tiếp 

• Sở Lao động Thương Binh và Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh để nhận kết quả

• Điạ chỉ: 159 Pasteur, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hồ sơ: Không có lệ phí

- Khi nhận được kết quả bước 1 cần scan và gửi mail/zalo cho khách hàng được biết đồng thời chuyển cho bộ phận kế toán để đi sao y 02 bản Giấy phép để nộp hồ sơ bước 2. 

Lưu ý: Trường hợp hồ sơ bị bổ sung, Sở Lao động Thương Binh và Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh sẽ gửi thông báo trên hệ thống dịch vụ công TP. Hồ Chí Minh chuyên viên cần theo dõi nếu nhận được thông bổ sung (nếu có). 

Khi nhận được thông báo bổ sung cần đọc kỹ nội dung bổ sung là vì lý do gì, có thể tự khắc phục/sữa chữa được không, nếu cần có thể liên hệ khách hàng phối hợp. 

2.Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam

2.1 Yêu cầu, điều kiện: 

2.2 Trình tự thực hiện:

2.3 Thành phần hồ sơ: 

• Bước 2: Kiểm tra lại hồ sơ đã soạn 

Kiểm tra lại nội dung và hình thức của hồ sơ đã soạn. Có thể nhờ người giám sát kiểm tra lại lần cuối nếu là nhân viên mới hoặc có những điểm chưa rõ;

• Bước 3: Gửi hồ sơ cần ký cho khách hàng

Kiểm tra lại yêu cầu của khách hàng/quản lý là gửi hồ sơ qua mail hay giao bản giấy: 

+ Nếu khách hàng yêu cầu gửi mail (bắt buộc phải CC quản lý khi gửi hồ sơ này);

+ Nếu gửi bằng bản giấy: chuyên viên phải in đủ hồ sơ và sau đó chuyển sang cho bộ phận giao nhận. 

• Bước 4: Theo dõi hồ sơ ký 

- Theo dõi từ 1 – 3 ngày, nếu hồ sơ ký vẫn chưa về thì liên hệ BỘ PHẬN GIAO NHẬN HỒ SƠ hỏi thông tin, nếu do khách hàng chưa ký thì gọi điện nhắc nhở khách hàng; 

Bước 5: Nộp hồ sơ 

- Nộp hồ sơ online trên trang: https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn/

- Điền toàn bộ thông tin liên quan đến hồ sơ:

- Scan các file hồ sơ đã soạn và tải lên  lên hệ thống:

- Theo dõi tiến trình hồ sơ trên hệ thống:

- Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Lao động Thương Binh và Xã hội sẽ cấp Giấy phép lao động được cấp cho người lao động nước ngoài. 

Bước 6: Nhận kết quả => Bàn giao giấy phép cho khách hàng

• Cầm theo Giấy ủy quyền, CCCD của người được ủy quyền và bản gốc của hồ sơ đã scan nộp đến trực tiếp 

• Sở Lao động Thương Binh và Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh để nhận kết quả

• Điạ chỉ: 159 Pasteur, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
• Lệ phí: 600.000 đồng
• 

Lưu ý: 

- Trường hợp hồ sơ bị bổ sung, Sở Lao động Thương Binh và Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh sẽ gửi thông báo trên hệ thống dịch vụ công TP. Hồ Chí Minh chuyên viên cần theo dõi nếu nhận được thông bổ sung (nếu có). 

Khi nhận được thông báo bổ sung cần đọc kỹ nội dung bổ sung là vì lý do gì, có thể tự khắc phục/sữa chữa được không, nếu cần có thể liên hệ khách hàng phối hợp. 

- Trường hợp nhận được kết quả: Cần scan và gửi mail/zalo cho khách hàng được biết đồng thời chuyển cho bộ phận kế toán để giao hồ sơ cho khách và thu phí còn lại. 

NOTE: Tất cả nhân viên từng vị trí công việc được giao phải dùng điện thoại CÔNG TY CUNG CẤP để trao đổi với khách hàng, kể cả dùng (Zalo-Viber- Whatapp) khi làm việc, trao đổi với khách hàng. Tuyệt đối không dùng điện thoại cá nhân trao đổi, làm việc với khách hàng.