Nội quy lao động là văn bản quy định về những quy tắc, xử sự chung trong nội bộ Doanh nghiệp mà người lao động làm việc tại Doanh nghiệp đó phải thực hiện nghiêm chỉnh, cụ thể: quy định về việc điều kiện làm việc, về hành vi không được phép làm, mà theo đó nếu người lao động thực hiện trái quy định thì tùy vào mức độ vi phạm sẽ bị xem xét xử lý kỉ luật. Ngoài ra, còn quy định trách nhiệm vật chất, trách nhiệm bồi thường cho Doanh nghiệp trong trường hợp người lao động gây thiệt hại đến tài sản của công ty.
Việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động có ý nghĩa quan trọng, giúp người sử dụng lao động thiết lập và duy trì kỷ luật lao động trong đơn vị, từ đó thực hiện quyền quản lý lao động một cách hiệu quả.
- Nguyên tắc xây dựng Nội quy lao động
Các nguyên tắc để ban hành nội quy lao động được thể hiện trong các quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2012. Theo đó:
- Nội quy lao động phải được lập thành văn bản;
- Nội dung của nội quy lao động phải không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan;
- Trước khi ban hành các nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo các ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở, tức Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở ở nơi chưa thành lập công đoàn cơ sở;
- Khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm thông báo nội quy lao động đến người lao động, bằng cách niêm yết các nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc, để người lao động biết rõ được các nội dung của nội quy lao động và tự lựa chọn cách xử sự cho phù hợp;
- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành các nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ để đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động nơi đăng ký kinh doanh.
- Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động, doanh nghiệp phải công bố công khai tại nơi làm việc và phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động sửa đổi, bổ sung cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động nơi đăng ký kinh doanh.
Chú ý: Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động .
- Về trình tự xây dựng nội quy lao động
- Căn cứ đặc điểm sản xuất - kinh doanh, đơn vị tự mình xây dựng Nội quy lao động phù hợp theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật khác có liên quan.
- Doanh nghiệp thực hiện việc lấy ý kiến tham khảo công khai của ban chấp hành công đoàn cơ sở. Trong trường hợp Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở thì Doanh nghiệp cần lấy ý kiến tham khảo của Liên đoàn lao động quận/huyện nơi đặt trụ sở chính của Doanh nghiệp.
- Chủ Doanh nghiệp ký quyết định ban hành nội quy lao động và thông báo công khai tại nơi làm.
- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, NSDLĐ phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động nơi đăng ký kinh doanh (Chú ý: Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nhưng vẫn phải xây dựng các Nội quy và Công khai tại Nơi làm việc).
- Trình tự thực hiện việc đăng ký Nội quy lao động
- Đơn vị chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động nơi đăng ký kinh doanh (Trực tiếp hoặc qua đường bưu điện):
- Sở Lao động – TB – XH cấp tỉnh (đối với đơn vị là Doanh nghiệp nhà nước hoặc Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài);
- Phòng Lao động – TB – XH cấp huyện (đối với Doanh nghiệp còn lại nhưng không phải là Doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao);
- Ban Quản lý KCN, khu chế xuất, khu CNC (đối với đơn vị thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao).
Chú ý: Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh. (Theo khoản 8 điều Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP).
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, nếu nội quy lao động có những điều khoản, nội dung trái với quy định của pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động nhận hồ sơ có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.
Khi nhận được văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, NSDLĐ tiến hành tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở để sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, và nộp lại cho Cơ quan thụ lý hồ sơ.
- Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động hợp lệ, phù hợp với Quy định của pháp luật, Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động.
- Khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của Tổ chức Công đoàn (Công đoàn cơ sở hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp) và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.
- Thành phần hồ sơ đăng ký Nội quy lao động bao gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Nội quy lao động đã ban hành (kèm theo Quyết định ban hành NQLĐ của Đơn vị).
- Biên bản về việc đóng góp ý kiến của Đại diện tập thể Người lao động (Công đoàn cơ sở hoặc Công đoàn cấp trên trực tiếp);
- Các văn bản quy định của đơn vị có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
- Xử phạt vi phạm đối với hành vi không thực hiện đúng nghĩa vụ đối với Nội quy lao động
- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với Trường hợp NSDLĐ không thông báo công khai hoặc không niêm yết nội quy lao động tại nơi làm việc.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với Trường hợp NSDLĐ có một trong các hành vi sau đây:
- Không ban hàng nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
- Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý về lao động;
- Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;
- Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật;
- Tạm đình chỉ công việc đối với người lao động không đúng quy định của pháp luật.
