Hệ thống Madrid (chính thức là hệ thống đăng ký nhãn hiệu quốc tế của Madrid) là hệ thống quốc tế chính để tạo điều kiện cho việc đăng ký nhãn hiệu hàng hoá tại các nước trên thế giới. Việc đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo hệ thống Madrid là hình thức nộp đơn đăng ký quốc tế được áp dụng đối với các nước là thành viên của hệ thống Madrid. Việc nộp đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được tiến hành tại Văn phòng Quốc tế của Tổ chức Sở hữu trí tuệ Thế giới (WIPO) và trong đơn sẽ chỉ định tới các nước là thành viên của hệ thống Madrid.

1. Luật sư sở hữu trí tuệ tư vấn về điều kiện, thủ tục nộp đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có nguồn gốc Việt Nam theo Hệ thống Madrid

• Cá nhân mang quốc tịch tại nước là thành viên của Hệ thống Madrid hoặc tổ chức có cơ sở kinh doanh hợp pháp tại nước là thành viên của Hệ thống có quyền nộp đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo Hệ thống này.
• Đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo Hệ thống Madrid cần dựa trên đơn đăng ký cơ sở đã được nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ hay đã được Cục Sở hữu trí tuệ cấp phát Giấy chứng nhận đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.

2. Luật sư đăng ký nhãn hiệu thực hiện công đoạn tra cứu khả năng đăng ký bảo hộ:

• Luật sư sở hữu trí tuệ quốc tế là có chuyên môn về sở hữu trí tuệ, sẽ giúp cá nhân/doanh nghiệp muốn đăng ký nhãn hiệu quốc tế dưới hình thức này thực hiện việc tra cứu trước để đánh giá khả năng đăng ký nhãn hiệu để có thể tránh được rủi ro khi đơn đăng ký nhãn hiệu quốc tế bị từ chối do tương tự gây nhầm lẫn với đơn đăng ký hoặc nhãn hiệu đã được bảo hộ tại từng nước.
• Sau khi đáp ứng các điều kiện trên và đảm bảo nhãn hiệu của mình không tương tự gây nhầm lẫn với đơn đăng ký hoặc nhãn hiệu đã được bảo hộ tại từng nước thì Luật sư đăng ký nhãn hiệu sẽ thay mặt doanh nghiệp nộp đơn đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo hệ thống Madrid tại Văn phòng Quốc tế của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) thông qua Cục Sở hữu trí tuệ.

3. Hồ sơ đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu quốc tế có nguồn gốc Việt Nam gồm:

• 02 Tờ khai yêu cầu đăng ký quốc tế nhãn hiệu có nguồn gốc Việt Nam, theo mẫu số 06-ĐKQT Phụ lục C của Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN;
• 02 bản Tờ khai MM2 [đăng tải tại website: http://wipo.int(ngôn ngữ sử dụng là Tiếng Anh)];
• 05 mẫu nhãn hiệu kèm theo (Trường hợp đăng ký là nhãn hiệu màu thì ngoài 06 mẫu nhãn hiệu màu, người nộp đơn cần nộp 06 mẫu nhãn hiệu đen, trắng);
• Giấy ủy quyền (nếu đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có nguồn gốc Việt Nam được nộp thông qua các tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp);
• Bản phô tô đơn đăng ký cơ sở hoặc bản phô tô Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu;
• 02 bản MM18 trong trường hợp đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định vào Hoa Kỳ;

4. Lệ phí:

• Phí thẩm định sơ bộ hình thức nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ: 2.000.000VNĐ;
• Phí nộp cho Văn phòng quốc tế có đăng tải tại website: http://wipo.int: Tùy vào từng quốc gia mà mình muốn đăng ký sẽ có lệ phí khác nhau.

5. Hình thức nộp đơn

Người nộp đơn có thể nộp đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có nguồn gốc Việt Nam trực tiếp hoặc qua dịch vụ của bưu điện đến một trong những điểm tiếp nhận đơn của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam, cụ thể là:

• Trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam, địa chỉ: 386 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
• Văn phòng đại diện của  Cục Sở hữu trí tuệ tại thành phố Hồ Chí Minh, toạ lạc tại: Lầu 7, tòa nhà Hà Phan, 17/19 Tôn Thất Tùng, phường Phạm Ngũ Lão, Q1, Tp Hồ Chí Minh.
• Văn phòng đại diện của Cục Sở hữu trí tuệ tại thành phố Đà Nẵng, tại địa chỉ: Tầng 3, số 135 Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng.

Trường hợp nộp hồ sơ đơn qua bưu điện, người nộp đơn cần chuyển tiền qua dịch vụ của bưu điện, sau đó phô tô Giấy biên nhận chuyển tiền gửi kèm hồ sơ đơn đến một trong các địa điểm tiếp nhận đơn nêu trên của Cục Sở hữu trí tuệ VN để chứng minh khoản tiền đã nộp. (Lưu ý: Khi chuyển phí, lệ phí đến một trong các điểm tiếp nhận đơn nói trên của Cục Sở hữu trí tuệ, người nộp đơn cần gửi hồ sơ qua bưu điện tương ứng đến được điểm tiếp nhận đơn đó). Việc nộp đơn đăng ký Quốc tế theo thỏa ước Madrid cần đáp ứng đầy và đủ theo quy định của pháp luật về Sở hữu trí tuệ và cần có một tổ chức chuyên nghiệp đã từng xử lý để hồ sơ được hoàn thành. Chính vì vậy, chủ đơn cần liên hệ Luật sư sở hữu trí tuệ - Đại diện Sở hữu công nghiệp để tư vấn.