Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc xây dựng nội quy lao động là yếu tố thiết yếu giúp doanh nghiệp duy trì trật tự, kỷ luật và hiệu quả làm việc trong môi trường nội bộ. Tuy nhiên, một số công ty vẫn chưa thực sự hiểu rõ: liệu nội quy lao động có bắt buộc phải đăng ký với cơ quan chức năng hay không, và những trường hợp nào cần thực hiện việc này. Hãy cùng tìm hiểu cụ thể qua bài viết sau.

1. Nội quy lao động là gì và vai trò của nội quy lao động

Nội quy lao động là hệ thống các quy định do người sử dụng lao động ban hành nhằm điều chỉnh hành vi, thái độ làm việc và mối quan hệ giữa người lao động với doanh nghiệp. Đây là nền tảng giúp xử lý các hành vi vi phạm, đồng thời cũng là căn cứ để xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp và thống nhất.

Việc có một bộ nội quy rõ ràng không chỉ giúp người lao động biết mình cần tuân thủ điều gì, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các tình huống tranh chấp một cách hợp pháp và hợp lý.

2. Khi nào công ty cần đăng ký nội quy lao động?

Theo các quy định hiện hành, cụ thể tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên, thì bắt buộc phải:

• Xây dựng nội quy lao động bằng văn bản;
   
• Nộp văn bản nội quy này để đăng ký với cơ quan quản lý lao động cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở chính.
   

Chỉ khi được đăng ký hợp lệ, nội quy lao động mới có giá trị pháp lý, từ đó làm cơ sở để xử lý vi phạm và bảo vệ quyền lợi chính đáng của cả hai bên trong quan hệ lao động.

Xem thêm:  Hướng dẫn đăng ký nhãn hiệu độc quyền cho startup

3. Trường hợp nào không cần đăng ký nội quy?

Với những doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động, pháp luật không bắt buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, nếu công ty vẫn xây dựng nội quy dưới dạng văn bản, thì không cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan chức năng.

Dù không bị ràng buộc bởi quy định, nhưng việc tự xây dựng nội quy là điều nên làm, bởi nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn và hạn chế các tranh chấp phát sinh sau này.

4. Thủ tục đăng ký nội quy lao động gồm những gì?

Để đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số tài liệu sau:

• Văn bản nội quy lao động do doanh nghiệp ban hành;
   
• Ý kiến góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu đã có công đoàn);
   
• Các văn bản liên quan khác (nếu có), như thỏa ước lao động tập thể, quy chế khen thưởng,…
   

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nộp tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp huyện/quận. Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ xem xét và phản hồi.

Xem thêm:   Hợp đồng miệng có hiệu lực không?

5. Không đăng ký nội quy – doanh nghiệp chịu rủi ro gì?

Trong trường hợp doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc nhưng không thực hiện đăng ký nội quy, các hậu quả có thể xảy ra bao gồm:

• Không đủ căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật lao động, kể cả khi người lao động vi phạm nội quy;
   
• Bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật, mức phạt có thể từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy mức độ vi phạm;
   
• Gặp bất lợi khi xảy ra tranh chấp, nhất là khi không chứng minh được quy định nội bộ đã được công khai và tuân thủ đúng trình tự pháp lý.
   

Kết luận

Việc đăng ký nội quy lao động không chỉ là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên, mà còn là một biện pháp quản trị nội bộ hiệu quả. Dù là doanh nghiệp nhỏ hay lớn, việc xây dựng và áp dụng nội quy rõ ràng, minh bạch sẽ giúp tạo nên môi trường làm việc ổn định, hạn chế rủi ro và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Đừng để việc thiếu nội quy hoặc không đăng ký đúng quy định trở thành lý do khiến doanh nghiệp gặp khó khăn về pháp lý. Hãy chủ động xây dựng nội quy lao động phù hợp và thực hiện thủ tục đăng ký khi cần thiết.