QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ – THAY ĐỔI DOANH NGHIỆP TRONG NƯỚC 2024

+84 09.19.19.59.39

Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU

Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO

Điện thoại: +84 09.19.19.59.39

Email: tuulawyer@nvcs.vn

Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.

Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh

TƯ VẤN

Bước 1: Gọi điện thoại cho khách hàng khi nhận được thông tin yêu cầu tư vấn từ zalo, email, getfly, ban giám đốc

 (Không quá 20 phút khi chuyên viên nhận được yêu cầu, trừ trường hợp có công việc khẩn cấp). 

Nội dung trao đổi với khách hàng như sau:

• Giới thiệu tên, vị trí công tác tại Công ty Luật NVCS;
• Đặt câu hỏi để xác định lại chính xác yêu cầu của khách hàng:

• Anh/chị đang có nhu cầu thực hiện đầu tư nước ngoài tại Việt Nam đúng không? 
• Nhà đầu tư là cá nhân hay tổ chức? Quốc tịch nào? 
• Anh/chị dự định đầu tư ở tại TP. HCM hay tỉnh thành khác? Địa chỉ dự định đầu tư có thuộc trong KCN hay KCX không? 
• Ngành nghề dự kiến hoạt động là gì? 
• Vốn đầu tư là bao nhiêu? Vốn nước ngoài chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong công ty? 
• Tư vấn sơ bộ về khả năng thực hiện và các hình thức đầu tư tại Việt Nam cho khách hàng. 

• Xin email và yêu cầu khách hàng cung cấp hồ sơ (nếu cần thiết), nghiên cứu thông tin và lên kế hoạch báo giá.

Các vấn đề cần lưu ý khi nghiên cứu thông tin khách hàng cung cấp: 

• Để kiểm tra ngành nghề thì chuyên viên cần phải biết, hiểu rõ cách áp dụng và tình huống áp dụng bằng cách đọc những văn bản sau: Cam kết WTO; Quyết định Ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt; Luật Đầu Tư; Nghị định hướng dẫn Luật đầu tư; Luật Doanh Nghiệp; Nghị định hướng dẫn Luật doanh nghiệp.  
• Riêng đối với những ngành nghề mà WTO chưa cam kết, nếu khách hàng muốn đăng ký ngành nghề này thì phải trao đổi với Quản lý trước khi tư vấn khách.
• Đối với tỷ lệ vốn của nhà đầu tư nước ngoài, cần lưu ý: 

• Trường hợp pháp luật quy định mức tỷ lệ sở hữu của nhà đầu tư nước ngoài thì tỷ lệ sở hữu tối đa của nhà đầu tư nước ngoài trong công ty phải tuân theo theo tỷ lệ này.
• Trường hợp pháp luật không quy định về hạn chế tỷ lệ sở hữu của nhà đầu tư nước ngoài thì nhà đầu tư nước ngoài được sở hữu đến 100% vốn điều lệ của doanh nghiệp. 
• Trường hợp ngành nghề kinh doanh không thuộc Danh mục ngành nghề hạn chế tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài thì nhà đầu tư nước ngoài được sở hữu đến 100% vốn điều lệ của doanh nghiệp.

• Đối với đầu tư theo hình thức góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp vào tổ chức kinh tế: 

• Nếu khách hàng chưa thành lập công ty => tư vấn thành lập công ty Việt Nam theo quy trình đã hướng dẫn ở như quy trình thành lập “doanh nghiệp trong nước”,
• Nếu khách hàng đã có công ty thì xin mã số thuế, kiểm tra loại hình, ngành nghề kinh doanh hiện tại có cho phép nhà đầu tư nước ngoài không? Tỷ lệ phần vốn góp mà nhà đầu tư được quyền sở hữu trong công ty (theo các lưu ý ở trên).

• Bước 2: Nhập liệu thông tin lên phần mềm Getfly

Nhập toàn bộ thông tin có được từ khách hàng gồm tên khách hàng, dịch vụ cần cung cấp, số điện thoại, email... lên phần mềm Getfly. Xem hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập Getfly tại link: https://nvcs-legal.getflycrm.com/

Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập:

Tại màn hình đăng nhập, nhập thông tin tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập

NHẬP KHÁCH HÀNG

Để có thể nhập nội dung công việc, đơn hàng hoặc các thông tin khác liên quan ở các bước tiếp theo, người dùng cần nhập thông tin khách hàng.

Bước 1: 

Truy cập biểu tượng khách hàng => Thêm khách hàng

Bước 2: 

• Nhập thông tin khách hàng vào các trường, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc.
• Sau khi nhập thông tin, bấm lưu và thêm mới. Khi đó thông tin khách hàng sẽ được lưu lại tại mục khách hàng

Chú ý: 

NHẬP NỘI DUNG CÔNG VIỆC

Sau khi đã có thông tin khách hàng, tiến hành nhập công việc liên quan đến khách hàng như sau:

Bước 1: 

• Vào biểu tượng khách hàng => vào khách hàng cần nhập công việc 

• Tiếp tục vào lịch hẹn => Thêm công việc

Bước 2:

• Nhập nội dung công việc cần thực hiện vào các trường, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc.
• Sau khi nhập xong thì bấm thêm mới để lưu lại.

• Sau khi lưu lại, các công việc liên quan đến khách hàng sẽ hiển thị tại mục lịch hẹn

NHẬP BÁO GIÁ

Sau khi đã có thông tin khách hàng, thực hiện báo giá cho khách hàng như sau:

Bước 1: 

• Vào biểu tượng khách hàng => vào khách hàng cần tạo báo giá => vào giao dịch => Báo giá => Thêm báo giá

Bước 2:

• Nhập các thông tin liên quan đến dịch vụ cần báo giá => cập nhật 
• Nhập nội dung nếu cần diễn giải thêm chi tiết cho báo giá, hoặc đính kèm file nếu cần

Bước 3: Gửi báo giá cho khách qua email

• Sau khi đã tạo được báo giá, người dùng gửi báo giá qua email cho khách hàng
• Cần kiểm tra lại các thông tin của báo giá trước khi gửi mail
• Sau khi đã kiểm tra xong => chọn Thêm mới.

• Sau khi đã gửi báo giá qua email, người dùng có thể kiểm tra tình trạng khách hàng đã nhận được/ đã đọc email hay chưa tại mục email marketing

Ghi chú: Việc nhập THÔNG TIN  BÁO GIÁ là bắt buộc đối với tất cả các dịch vụ mà NVCS cung cấp cho khách hàng, bất kể khách hàng có đồng ý dịch vụ hay không

• Bước 3: Theo dõi xác nhận của khách hàng

+ Trường hợp khách hàng đồng ý dịch vụ thì chuyển báo giá thành đơn hàng trên phần mềm Getfly.

• Vào Báo giá cần tạo đơn hàng => bấm tạo đơn hàng
• Nhập/chỉnh sửa lại các thông tin cho đơn hàng

• Nhập các thông tin liên quan đến đơn hàng, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc sau đó thêm mới đơn hàng.
• Ví dụ: Đơn hàng Nhãn hiệu Test có tổng phí là 5.250.000đ, trong đó: phí dịch vụ NVCS 3.000.000đ, lệ phí 1.000.000đ,  hoa hồng 1.000.000đ, VAT 250.000đ. 

• Thu phí dịch vụ: 

• Trường hợp khách hàng chuyển khoản, Gửi thông tin tài khoản cho khách hàng => nhắc khách chuyển khoản xong thì gửi UNC hoặc chụp màn hình chuyển khoản để theo dõi.
• Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, đưa hồ sơ đã soạn lên cho Mr Thiệu/Ms Hoài để xuất phiếu thu, giao nhận đi giao hồ sơ và thu tiền mặt.

1. XỬ LÝ HỒ SƠ 

Tiến hành thực hiện công việc theo yêu cầu khách hàng

- Hồ sơ soạn có thể lấy trên dữ liệu có sẵn trên server của công ty;

- Đồng thời cập nhập quá trình làm việc lên Getfly và gửi báo cáo cho khách hàng tình hình hồ sơ theo từng giai đoạn thực hiện gồm:

+ Ngày nhận hồ sơ;

+ Ngày soạn hồ sơ;

+ Ngày nộp hồ sơ;

+ Ngày cơ quan nhà nước trả kết quả;

+ Lý do hồ sơ bị bổ sung/từ chối/chậm trễ;

+ Ngày nhận kết quả/ hoàn thành hồ sơ. 

* Nội dung báo cáo cần gửi cho khách hàng gồm: 

- Nhắc nhở khách hàng cung cấp những tài liệu cần thiết mà NVCS yêu cầu để chuyên viên tiến hành hồ sơ (tùy vào số lượng và tính chất hồ sơ mà có thể gửi bằng mail hoặc zalo, tuy nhiên khuyến khích chuyên viên làm việc bằng mail);

- Nếu việc nhắc nhở đã nhiều hơn 2 lần và kéo dài mà khách hàng vẫn không cung cấp thì báo Lãnh đạo để tìm hướng giải quyết;

- Gửi mail xác nhận ngày nộp hồ sơ => ngày trả kết quả;

- Trường hợp hồ sơ bị bổ sung/từ chối dẫn đến chậm trễ tiến độ thì phải giải thích nguyên nhân, vướng mắc dẫn đến sự việc trên. Có thể yêu cầu khách hàng hỗ trợ thêm theo từng loại hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ được chấp thuận thì thông báo với khách hàng, thu phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ. 

* Lưu ý chung: 

• Trong quá trình giải quyết hồ sơ, nếu có bất cứ khó khăn nào khi làm việc với khách hàng hoặc cơ quan nhà nước, chuyên viên phải báo cáo với lãnh đạo để tìm ra hướng giải quyết kịp thời và nhanh chóng. Tất cả những email làm việc phải CC cho người quản lý hoặc lãnh đạo. 
• Trong trường hợp công ty đang bị khóa Mã số thuế/tạm ngưng hoạt động thì cần phải làm thủ tục khôi phục Mã số thuế/Hoạt động trở lại trước khi nộp hồ sơ khác. 
• Trường hợp phát sinh giao dịch chuyển nhượng phần vốn góp/cổ phần thì phải nộp hồ sơ kê khai thuế Thu nhập cá nhân và nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu có) trong vòng 10 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ. 
• Trường hợp đổi địa chỉ trụ sở chính làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển cơ quan Quản lý thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính lên Sở Kế hoạch và Đầu tư.

• Nếu địa chỉ doanh nghiệp nằm trong tòa nhà có kết hợp kinh doanh thương mại và  chung cư thì phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài liệu chứng minh địa chỉ doanh nghiệp dự định chuyển đến không phải là “căn hộ chung cư” bằng bản sao y chứng thực của một trong các giấy tờ sau: 

• Quyết định phê duyệt dự án của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ Xây dựng, UBND thành phố, Sở Xây dựng, UBND Quận, huyện) có ghi chi tiết trụ sở mà doanh nghiệp đăng ký không thuộc căn hộ chung cư. 
• Giấy xác nhận của Chủ đầu tư dự án về việc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp đăng ký không thuộc căn hộ chung cư. 
• Giấy xác nhận của Ban quản trị chung cư về việc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chung cư (đính kèm bản sao hợp lệ Quyết định công nhận của UBND xã/phường/quận/huyện 
• Hợp đồng thuê trụ sở có nội dung thể hiện địa chỉ trụ sở mà doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chung cư (giữa Chủ đầu tư với bên thuê). 
• Giấy xác nhận của UBND xã, phường, thị trấn có nội dung thể hiện địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chung cư.

• Thay đổi cổ đông Công ty cổ phần: 

• Trường hợp thay đổi cổ đông do chuyển nhượng cổ phần: Soạn các hồ sơ nội bộ lưu công ty, không nộp hồ sơ thay đổi trên Sở kế hoạch và đầu tư. Sau khi soạn hồ sơ nội bộ, cần phải nộp hồ sơ kê khai thuế Thu nhập cá nhân do chuyển nhượng chứng khoán lên cơ quan quản lý thuế của Công ty và hướng dẫn khách hàng nộp thuế. 
• Trường hợp thay đổi cổ đông sáng lập do cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán chưa đủ số cổ phần đã đăng ký mua: Thực hiện thủ tục thay đổi cổ đông sáng lập nộp Sở kế hoạch và đầu tư trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua.

• Trong trường hợp công ty mới thành lập, vẫn còn trong thời hạn góp vốn mà tiến hành việc chuyển nhượng vốn góp, kèm theo hồ sơ luật định phải có thêm Giấy xác nhận hoàn tất việc góp vốn của bên chuyển nhượng. 

2. QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ TRÊN SERVER TỔNG:

COMPUTER => PHONG PHAP LY => CONG TY TY VAN - NVCS => DOANH NGHIEP TRONG NUOC => LINH NVCS (chuyên viên nào xử lý thì vào folder của người đó) => HO SO THAY DOI => CHON LOAI HINH DOANH NGHIEP => CHỌN HỒ SƠ MẪU GẦN NHẤT, COPY TOÀN BỘ FOLDER, PASTE THÀNH MỘT HỒ SƠ MỚI, SAU ĐÓ CHỈNH SỬA HỒ SƠ TRỰC TIẾP => HỒ SƠ MỚI.

Bước 1: Thành phần hồ sơ:  

Thành phần hồ sơ có thể xem trực tiếp trong folder hoặc đường link: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Noidunghuongdan.aspx?lhID=4&htID=24

THỨ TỰ SOẠN HỒ SƠ: 

1. File giấy tờ cần cung cấp (chứng thực cá nhân đối với hồ sơ thay đổi đại diện theo pháp luật/thành viên/chủ sở hữu hoặc các giấy tờ khác (nếu có));
2. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. 
3. Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp sẽ soạn: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
4. Kiểm tra doanh nghiệp có cập nhật số điện thoại trên hệ thống chưa, nếu chưa có thì phải làm THÔNG BÁO CẬP NHẬT THÔNG TIN (số điện thoại). 
5. Các mẫu khác (tùy hồ sơ). 

Bước 2: Kiểm tra lại hồ sơ đã soạn 

Kiểm tra lại nội dung và hình thức của hồ sơ đã soạn. Có thể nhờ người giám sát kiểm tra lại lần cuối nếu là nhân viên mới hoặc có những điểm chưa rõ;

Bước 3: Gửi hồ sơ cần ký cho khách hàng

Kiểm tra lại yêu cầu của khách hàng/quản lý là gửi hồ sơ qua mail hay giao bản giấy: 

+ Nếu khách hàng yêu cầu gửi mail thì phải hỏi bộ phận kế toán khách đã thanh toán phí chưa, nếu khách hàng chưa thanh toán phí, việc gửi hồ sơ bằng email phải thông qua ý kiến của quản lý (bắt buộc phải CC quản lý khi gửi hồ sơ này);

+ Nếu gửi bằng bản giấy: chuyên viên phải in đủ hồ sơ và sau đó chuyển sang cho bộ phận giao nhận. 

Bước 4: Theo dõi hồ sơ ký 

Theo dõi từ 1 – 3 ngày, nếu hồ sơ ký vẫn chưa về thì liên hệ BỘ PHẬN GIAO NHẬN HỒ SƠ hỏi thông tin, nếu do khách hàng chưa ký thì gọi điện nhắc nhở khách hàng; 

Bước 5: Nộp hồ sơ 

Nộp hồ sơ online trên hệ thống cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các bước thực hiện: 

• Bước 1: Truy cập đường link: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/auth/Public/LogOn.aspx?ReturnUrl=%2fauth%2fdefault.aspx  

• Bước 2: Đăng nhập tài khoản
• Bước 3: Chọn dịch vụ công => Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

• Bước 4: Chọn đăng ký doanh nghiệp => Tick chọn nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh

• Bước 5: Tick chọn Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc

• Bước 6: Nhập Mã số doanh nghiệp cần thay đổi 

• Bước 7: Chọn loại hình đăng ký thay đổi: 

• Bước 7: Nhập thông tin vào các trường cần thiết. Lưu ý: Dùng lệnh Copy Paste thông tin trong hồ sơ file word để dán vào các trường cần điền để tránh sai sót. 

Bước 8: Scan các file hồ sơ khách đã ký + các giấy tờ cần cung cấp + CMND sao y của người nộp hồ sơ và tải lên hệ thống. 

Bước 9: Nhấn chuẩn bị hồ sơ => Ký số/ Xác thực bằng tài khoản ĐKKD => Thanh toán => Nộp hồ sơ. 

• Phí nhà nước sẽ thanh toán online khi nộp hồ sơ thay đổi: 100.000 đồng/1 hồ sơ.
• Sau khi nộp hồ sơ cập nhật tình trạng lên Getfty và ngày nộp và ngày hẹn trả kết quả. Đồng thời theo dõi, thông báo cho khách hàng về tình trạng hồ sơ.
• Đến ngày hẹn trả hồ sơ, theo dõi mail hoặc tra cứu trực tiếp tình trạng hồ sơ trên Tài khoản đăng ký kinh doanh:

• Trường hợp hồ sơ được chấp thuận => Đăng ký nhận giấy phép/xác nhận thay đổi qua bưu điện/lấy trực tiếp tại Sở kế hoạch đầu tư. 
• Trường hợp hồ sơ bị bổ sung => Bổ sung lại theo yêu cầu trong thông báo bổ sung. Đồng thời thông báo cho khách hàng ngày tình trạng hồ sơ, ngày hẹn trả kết quả mới.  

Bước 6: Bàn giao giấy phép cho khách hàng

Ở bước này, thông thường Bộ phận kế toán và bộ phận giao nhận hồ sơ sẽ tiến hành việc bàn giao kết quả hồ sơ và thu phí còn lại.

NOTE: Tất cả nhân viên từng vị trí công việc được giao phải dùng điện thoại CÔNG TY CUNG CẤP để trao đổi với khách hàng, kể cả dùng (Zalo-Viber- Whatapp) khi làm việc, trao đổi với khách hàng. Tuyệt đối không dùng điện thoại cá nhân trao đổi, làm việc với khách hàng.