Việc chấm dứt hợp đồng lao động là bước khép lại mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình này không phải lúc nào cũng được thực hiện đúng quy định pháp luật. Nhiều doanh nghiệp mắc sai sót trong thủ tục hoặc lựa chọn lý do không hợp pháp, dẫn đến tranh chấp lao động, bị xử phạt, hoặc thiệt hại tài chính.

Để tránh những rủi ro không đáng có, cả người lao động và doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định của pháp luật về chấm dứt hợp đồng, cũng như cách xử lý nếu xảy ra sai sót. Bài viết này sẽ chỉ ra những lỗi thường gặp và hướng dẫn cách khắc phục theo đúng quy định của Bộ luật Lao động năm 2019.

I. Những lỗi thường gặp khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Chấm dứt hợp đồng sai lý do

Pháp luật quy định rõ các trường hợp hợp đồng lao động có thể chấm dứt, được nêu tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019. Bao gồm các lý do như hợp đồng hết hạn, hai bên thỏa thuận chấm dứt, hoặc đơn phương chấm dứt đúng trình tự, điều kiện.

Tuy nhiên, có nhiều trường hợp doanh nghiệp tự ý cho người lao động nghỉ mà không thuộc bất kỳ lý do nào được pháp luật cho phép – ví dụ như cho nghỉ vì "công ty muốn cắt giảm chi phí" nhưng không có thay đổi về cơ cấu hoặc khó khăn thật sự. Đây là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý.

2. Không tuân thủ thời hạn báo trước

Theo Điều 35, khi một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng thì phải thông báo trước một khoảng thời gian nhất định:

• 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn;
   
• 30 ngày với hợp đồng có thời hạn;
   
• 3 ngày làm việc đối với hợp đồng ngắn hạn dưới 12 tháng.
   

Việc không thông báo hoặc báo trễ là vi phạm nghĩa vụ và có thể bị yêu cầu bồi thường thiệt hại.

Xem thêm:   Công ty có cần đăng ký nội quy lao động không?

3. Chậm hoặc thiếu trong việc thanh toán quyền lợi

Sau khi hợp đồng chấm dứt, người sử dụng lao động phải thực hiện đầy đủ các khoản thanh toán cho người lao động, bao gồm:

• Lương chưa trả;
   
• Trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện theo Điều 46);
   
• Các khoản phụ cấp, thưởng hoặc phúc lợi khác (nếu có cam kết);
   
• Làm thủ tục chốt sổ BHXH.
   

Theo Điều 48, thời hạn để hoàn tất thanh toán là không quá 14 ngày làm việc, trừ một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài tối đa 30 ngày. Vi phạm nghĩa vụ này không chỉ gây thiệt hại cho người lao động mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính.

4. Thiếu văn bản xác nhận việc chấm dứt

Nhiều công ty chấm dứt hợp đồng với người lao động nhưng không ban hành quyết định chính thức, hoặc không lập biên bản xác nhận. Việc này khiến việc chứng minh đã chấm dứt hợp đồng trở nên khó khăn, đặc biệt nếu sau đó xảy ra tranh chấp.

Việc có văn bản chấm dứt rõ ràng, ghi đầy đủ lý do, ngày hiệu lực và các khoản thanh toán là cần thiết để bảo vệ cả hai bên.

5. Không lấy ý kiến công đoàn khi sa thải

Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi xử lý kỷ luật lao động ở mức sa thải, pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức công đoàn cơ sở (Điều 123 và Điều 41). Nếu bỏ qua bước này, quyết định sa thải có thể bị coi là không hợp pháp, ngay cả khi lý do là chính đáng.

Xem thêm:   Hợp đồng miệng có hiệu lực không?

6. Vi phạm quy trình xử lý kỷ luật lao động

Khi người lao động vi phạm nội quy và bị xem xét chấm dứt hợp đồng vì lý do kỷ luật, doanh nghiệp cần tuân thủ trình tự theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Quy trình bao gồm: thông báo vi phạm, mời người chứng kiến, tổ chức họp kỷ luật đúng thành phần và thời hạn,…

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoặc thực hiện không đúng quy trình dẫn đến việc kỷ luật bị vô hiệu.

II. Hậu quả của việc chấm dứt hợp đồng trái luật

1. Phải bồi thường cho người lao động

Khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt trái luật, theo Điều 41, họ có thể phải:

• Trả lương và đóng các khoản bảo hiểm trong thời gian người lao động không được làm việc;
   
• Thanh toán trợ cấp thôi việc và bồi thường thêm ít nhất 2 tháng tiền lương;
   
• Có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, nếu người lao động có yêu cầu.
   

2. Bị xử phạt vi phạm hành chính

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi chấm dứt trái luật có thể bị xử phạt từ 5 triệu đến 40 triệu đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

3. Ảnh hưởng đến uy tín và nội bộ doanh nghiệp

Một vụ việc chấm dứt hợp đồng sai quy định có thể gây ra tâm lý hoang mang trong nội bộ nhân viên, làm giảm lòng tin, và ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty đối với bên ngoài.

IV. Làm gì để chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật?

1. Xác định chính xác lý do và căn cứ pháp lý

Trước khi đưa ra quyết định, người sử dụng lao động cần xem xét lý do chấm dứt có thuộc các trường hợp được pháp luật cho phép hay không, đối chiếu với hợp đồng đã ký và quy định tại Điều 34 – 38 của Bộ luật Lao động.

2. Tuân thủ quy trình và thời hạn cần thiết

Nếu đơn phương chấm dứt, cần gửi thông báo đúng thời hạn; nếu xử lý kỷ luật dẫn đến sa thải thì cần làm đúng trình tự, bao gồm họp xử lý, có mặt công đoàn, người làm chứng,...

3. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính

Bảo đảm thanh toán đầy đủ lương, trợ cấp, các khoản chưa chi trả; đồng thời hoàn tất các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội và giấy tờ cho người lao động.

4. Lưu hồ sơ đầy đủ, minh bạch

Các văn bản liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng cần được lưu trữ đầy đủ, bao gồm: quyết định chấm dứt, biên bản bàn giao, bảng thanh toán các khoản,…

5. Tư vấn pháp lý khi cần thiết

Đối với các trường hợp đặc biệt như chấm dứt với người đang mang thai, nghỉ bệnh dài ngày, hoặc sa thải do vi phạm kỷ luật, nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc chuyên gia để tránh rủi ro không đáng có.

III. Kết luận

Chấm dứt hợp đồng lao động không chỉ là một bước hành chính đơn giản mà còn liên quan đến quyền lợi, trách nhiệm và cả pháp lý. Việc thực hiện đúng luật giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi tranh chấp, đồng thời bảo đảm quyền lợi cho người lao động.

Do đó, bất kỳ quyết định chấm dứt hợp đồng nào cũng cần được thực hiện một cách thận trọng, có căn cứ rõ ràng, quy trình minh bạch và đầy đủ tài liệu chứng minh.