QUY TRÌNH KÊ KHAI BHXH 2024

ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI BAN ĐẦU

I. Thành phần hồ sơ cần nộp:

1. Phiếu giao nhận hồ sơ 600

2. Mẫu TK3

3. Mẫu D02

4. Mẫu TK1

5. Giấy phép kinh doanh – photo đóng dấu treo

6. Căn cước công dân – photo đóng dấu treo

(Xem hồ sơ mẫu của công ty BEEGROUP – QUẬN 1)

II. Các bước nộp hồ sơ

Bước 1:  Gửi hồ sơ

• Chuẩn bị hồ sơ như mục I – 01 bộ
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện gửi đến Bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở công ty

• Thông tin gửi bưu điện:

 Người gửi: Tên công ty đăng ký + (mã đơn vị)

• Địa chỉ: Lầu 1,170-170Bis Bùi Thị Xuân, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh (Nguyễn Và Cộng Sự)
• Nội dung: Nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội ban đầu (Các hồ sơ khác ghi nội dung cần gửi)
• Số điện thoại: ghi số điện thoại của người phụ trách

Người nhận: Bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở của công ty

• Địa chỉ
• Số điện thoại

⇨(Tra cứu trên google)

Lưu ý: Khi gửi phải  đăng ký “Báo phát” để tiện theo dõi, dấu báo phát

Bước 2: Đăng ký tài khoản điện tử:

1. Sau khi gửi hồ sơ bưu điện, BHXH sẽ nhận hồ sơ và xử lý như sau (trong khoảng thời gian 5 ngày sau khi tiếp nhận):

• TH1: BHXH gọi điện đọc Mã đơn vị
• TH2: BHXH gửi mã hồ sơ kèm mã đơn vị về email đã đăng ký

2. Đăng ký tài khoản điện tử:

• Truy cập vào trang dịch vụ công theo đường dẫn sau:

https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index

• Thực hiện đăng ký tài khoản (xem file hướng dẫn)
• Đăng nhập
• Chọn “Nhập vào từ BHXH” để tải dữ liệu lao động:

+ Nếu xuất hiện thông tin lao động thì hồ sơ đã hoàn tất => Tra cứu quá trình xem có đúng chưa

+ Nếu không xuất hiện thông tin lao động: thì check lại với cơ quan BHXH => nếu BHXH nói phải lập hồ sơ điện tử thì nộp hồ sơ theo mã 600 tăng mới.

2. KÊ KHAI HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

1. Tạo lao động mới 

• Mẫu trong mục quản lý lao động và những điểm cần lưu ý

• Thông tin người lao động

• Nhập mã số BHXH trong trường hợp người đó đã có sổ BHXH
• Trạng thái: Chọn nội dung phù hợp với tình trạng hiện tại của NLĐ
• Phòng ban và chức vụ: Nhập theo nội dung KH gửi

• Thông tin tham gia BHXH, BHYT

• Số HĐ: ghi theo số HĐ mà KH cung cấp

Trong TH KH không có HĐ lao động, quy tắc viết số HĐ như sau:

Quy ước cách ghi số Hợp đồng: 

+ Trường hợp tăng mới đầu tiên trong năm sẽ lấy số hợp đồng là 01 và cứ thế tăng lên

+ Ngày hiệu lực sẽ là ngày đầu tiên của tháng tham gia

*Ví dụ: Nhân viên tham gia từ tháng 02/2023, là trường hợp nhân viên tăng đầu tiên của Đơn vị  trong năm 2023

Số hợp đồng như sau: Hợp đồng số 01/2023/HĐLĐ

• Loại HĐ: Xác định thời hạn/ không xác định thời hạn (tùy theo thông tin KH cung cấp)
• Ngày hiệu lực: Ngày đầu tiên của tháng bắt đầu đăng ký BHXH cho NLĐ
• Nơi đăng ký KCB: Nhập theo thông tin của KH cung cấp

2.  Mã thủ tục 600

Bao gồm các loại hồ sơ sau:

1. Các loại hồ sơ tăng:

1. Tăng mới 

Ngoài các thông tin cơ bản cần nhập, cần lưu ý các điểm sau:

Trong thủ tục 600, chọn tên NLĐ trong danh sách lao động, sau đó chọn phân loại “tăng lao động”

• Mẫu D02-TS

• Cột B - Phương án: chọn phương án TM (Tăng mới)
• Cột 5: Bắt buộc phải nhập số CCCD
• Cột 32 – Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH: nhập tháng bắt đầu  đăng ký
• Cột 33 – Thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH: nhập tháng kết thúc của HĐLĐ

*Ví dụ: Hợp đồng lao động xác định thời hạn 12 tháng, hiệu lực từ ngày 01/01/2023 – 31/12/2023

• Cột 32 – Thời điểm bắt đầu đóng BHXH: 01/2023
• Cột 33 – Thời điểm kết thúc đóng BHXH: 12/2023
• Cột 36 phần ghi chú: Nhập thông tin HĐ, gồm số HĐ và ngày hiệu lực

Cách nhập như sau: Hợp đồng số …/202…/HĐLĐ, hiệu lực ngày …/…/202…

• Quy ước cách ghi số Hợp đồng: 

• Trường hợp là NLĐ tăng mới đầu tiên trong năm sẽ lấy số hợp đồng là 01 và cứ thế tăng lên
• Ngày hiệu lực sẽ là ngày đầu tiên của tháng tham gia

*Ví dụ: Nhân viên tham gia từ tháng 02/2023, là trường hợp nhân viên tăng đầu tiên của Đơn vị trong năm 2023

Số hợp đồng như sau: Hợp đồng số 01/2023/HĐLĐ, hiệu lực ngày 01/02/2023.

• Mẫu TK1-TS

• Cột 17 – nội dung thay đổi yêu cầu: Tăng mới lao động từ tháng …/202... (tháng bắt đầu đăng ký BHXH cho NLĐ

• Giấy tờ kèm theo

•  Phải đính kèm CCCD file PDF

2. Tăng lương

• Mẫu D02-TS

• Cột B – Phương án: chọn phương án DC (Điều chỉnh lương)
• Cột 13: Tick vào ô đã có sổ
• Cột 19 – Hệ số/mức lương: nhập mức lương mới
• Cột 27 – Ngày bắt đầu HĐLĐ không xác định thời hạn (tra cứu số BHXH trong mục tra cứu – tra cứu tham gia BHXH)
• Cột 32 – Thời điểm bắt đầu đóng BHXH: Nhập thời điểm của tháng bắt đầu mức lương mới.
• Cột 33 – Thời điểm kết thúc đóng BHXH: Nhập tháng vào thời điểm 12 tháng sau. Nếu chỉ tăng lương được một số tháng cụ thể thì ghi tháng kết thúc thời gian đó.

*Ví dụ: Quyết định tăng lương từ tháng 01/2023, nhập như sau:

• Cột 32 – Thời điểm bắt đầu đóng BHXH: 01/2023

• Cột 33 – Thời điểm kết thúc đóng BHXH: 12/2023
• Cột 36 – Ghi chú: Nhập thông tin Quyết định tăng lương bao gồm Số quyết định, ngày hiêu lực

• Quy ước cách ghi như sau: 

Quyết định số …/202…/TL, hiệu lực ngày …/…/202…

 

• Mẫu TK1-TS:

• Cột 17 - Nội dung thay đổi yêu cầu: Tăng lương từ tháng  …/202… (tính từ tháng bắt đầu được tăng lương)

3. Tăng đi làm lại (áp dụng đối với các trường hợp nghỉ thai sản đi làm lại, nghỉ không lương, nghỉ ốm đau đi làm lại)

Chọn lao động trong danh sách lao động 

• Mẫu D02-TS: 

• Cột B – Phương án: chọn phương án ON – Đi làm lại
• Cột vị trí việc làm – Nhà quản lý: Tra cứu mã số BHXH ở mục tra cứu
  (ví dụ thời điểm bắt đầu đóng BHXH là 04/2018 – 02/2023);  thì nhập ngày đầu tiên của tháng đóng đầu tiên – ngày cuối của tháng đóng cuối.
• Cột 19 – Tiền đóng: Nhập mức lương, nếu có thay đổi mức lương thì nhập mức lương mới.
• Cột 32 – Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH: nhập tháng bắt đầu đi làm lại.
• Cột 33 – Thời điểm kết thúc đóng BHXH: nhập tháng vào thời điểm sau 12 tháng.

*Ví dụ: Lao động nghỉ không lương, nghỉ ốm đau hoặc nghỉ thai sản,… đi làm lại từ tháng 01/2023

+ Cột 32 – Thời điểm bắt đầu đóng BHXH: 01/2023

+ Cột 33 – Thời điểm kết thúc đóng BHXH: 12/2023

• Cột 36 – Ghi chú: Đi làm lại từ tháng …/20…

• Mẫu TK1-TS:

• Cột 15 – Mức tiền đóng: ghi mức lương, nếu có thay đổi mức lương thì nhập mức lương mới
• Cột 17 – Nội dung thay đổi yêu cầu: Đi làm lại từ tháng …/202…

2. Các loại hồ sơ báo giảm

a) Báo giảm hẳn (báo giảm cho nhân viên nghỉ việc)

• Chọn lao động cần báo giảm hẳn ⇨Giảm lao động

 

• Mẫu D02-TS:

• Cột B – Phương án: chọn phương án GH – Giảm hẳn
• Cột 6: Nhập chức vụ theo thông tin KH cung cấp
• Cột 13: Tick vào mục đã có sổ
• Cột 32 – Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH: nhập tháng ngưng đóng bhxh
• Cột 33 – Thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH: nhập tháng ngưng đóng bhxh

Ví dụ: Lao động làm việc hết tháng 01, nghỉ việc từ tháng 02

+ Cột 32 – Thời điểm bắt đầu đóng BHXH: 02/2023

+ Cột 33 – Thời điểm kết thúc đóng BHXH: 02/2023

+ Cột 36 – Ghi chú: Ghi số quyết định nghỉ việc, ngày hiệu lực

Cách nhập như sau: Quyết định số …/202…/NV, hiệu lực ngày …/…/202…

Quy ước cách ghi số Quyết định: tương tự như cách ghi số HĐLĐ. Ngày hiệu lực sẽ là ngày cuối cùng của tháng trước khi nghỉ việc.

Ví dụ: Lao động nghỉ việc từ tháng 02/2023, ngày hiệu lực của Quyết định là ngày 31/01/2023

• Mẫu TK1-TS:

• Cột 17 – Nội dung thay đổi yêu cầu: Giảm hẳn lao động từ tháng …/202…

b) Báo giảm nghỉ không lương (theo thỏa thuận với công ty)

• Mẫu D02-TS:

• Cột B – Phương án: chọn phương án KL/Nghỉ không lương
• Cột 13: Đã có sổ
• Cột 32 – Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH: nhập tháng bắt đầu nghỉ không lương
• Cột 33 – Thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH: nhập tháng kết thúc nghỉ không lương

Ví dụ: Lao động nghỉ không lương từ tháng 01 đến tháng 06/2023

+ Cột 32 – Thời điểm bắt đầu đóng BHXH: 01/2023

+ Cột 33 – Thời điểm kết thúc đóng BHXH: 06/2023

• Cột 36 – Ghi chú: Ghi thời gian nghỉ không lương

Cách nhập như sau: Lao động nghỉ không lương từ tháng …/202… đến tháng …/202…

• Mẫu TK1-TS:

• Cột 17 – Nội dung thay đổi yêu cầu: Ghi thời gian nghỉ không lương

c) Báo giảm nghỉ ốm đau (các trường hợp lao động nghỉ ốm do ốm đau, có xác nhận của bệnh viện.; số ngày nghỉ trong tháng từ 14 ngày trở lên thì xác định là nghỉ ốm đau và không phải đóng bhxh)

• Mẫu D02-TS:

• Cột B – Phương án: chọn phương án OF – Nghỉ do ốm đau/Nghỉ không lương
• Cột 32 – Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH: nhập tương tự báo giảm nghỉ không lương
• Cột 33 – Thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH: nhập tương tự báo giảm nghỉ không lương
• Cột 36 – Ghi chú: Ghi thời gian nghỉ ốm đau

Cách nhập như sau: Lao động nghỉ ốm đau từ tháng …/202… đến tháng …/202…

• Mẫu TK1-TS:

• Cột 17 – Nội dung thay đổi yêu cầu: Ghi thời gian nghỉ ốm đau

4. Báo giảm nghỉ thai sản (áp dụng cho lao động nữ sinh con)

• Mẫu D02-TS:

• Cột B – Phương án: chọn phương án TS – Thai sản
• Cột 32 – Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH: nhập thời điểm bắt đầu nghỉ thai sản
• Cột 33 – Thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH: nhập thời điểm kết thúc nghỉ thai sản

Ví dụ: Lao động nghỉ thai sản từ tháng 01/2023 đến tháng 06/2023

+ Cột 32 – Thời điểm bắt đầu đóng BHXH: 01/2023

+ Cột 33 – Thời điểm kết thúc đóng BHXH: 06/2023

• Cột 36 – Ghi chú: Ghi thời gian nghỉ thải sản

Cách nhập như sau: Lao động nghỉ thai sản từ tháng …/202… đến tháng …/202…

• Mẫu TK1-TS:

• Cột 17 – Nội dung thay đổi yêu cầu: Ghi thời gian nghỉ thai sản

5. Báo giảm BHYT 

• Chọn lao động trong danh sách chọn lao động
• Phân loại: Chọn mục khác

• Mẫu D02 –TS:

• Cột B – Phương án: chọn phương án TU: Bổ sung giảm quỹ KCB
• Cột 12: Nhập thời gian tham gia đóng BHXH (tra cứu mã số BHXH trong mục tra cứu)

• Ví dụ: Thời gian đóng BHXH từ 02/2023 – 05/2023 ⇨ 01/02/2023 – 31/05/2023

• Cột 28, 29: Đây là Hợp đồng xác định thời hạn (12 tháng)

• Cách thức nhập như sau: 01/02/2023 – 31/01/2024

• Cột 36 – Ghi chú: Báo giảm BHYT tháng …/202… do lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau trên 14 ngày làm việc.

• Mẫu TK1 – TS:

• Cột 17 – Nội dung thay đổi yêu cầu: Báo giảm BHYT tháng …/202… do lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau trên 14 ngày làm việc.

II. Mã thủ tục 630a

• Bao gồm các loại hồ sơ chế độ ốm sau:

+ Bản thân ốm

+ Con ốm

+ Ốm dài ngày

a) Bản thân ốm

• Mẫu 01B-HSB

• Cột 6 – Từ ngày (theo bs ghi): ghi thời gian vào viện trên Giấy ra viện, ngày bắt đầu nghỉ trên Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
• Cột 7 – Đến ngày (theo bs ghi): Ghi ngày ra viện trên Giấy ra viện, ngày kết  thúc trên Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
• Cột 8 – Từ ngày đơn vị đề nghị: nhập theo Cột 6
• Cột 9 – Nghỉ hàng tuần: mặc định nghỉ ngày Chủ nhật
• Cột 10 – Tổng số: Tính tổng số ngày nghỉ, trừ ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ lễ, tết.
• Cột 15 – Tên bệnh: Ghi tên bệnh theo Giấy ra viên, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
• Cột 20 – Hình thức nhận: chọn ATM - Chi trả qua ATM
• Cột 21 – Số tài khoản: Số tài khoản của người đề nghị (không được sử dụng tài khoản của người khác)
• Cột 23 – Ngân hàng: Ghi tên ngân hàng, chi nhánh ngân hàng đăng ký tài khoản ngân hàng

Ví dụ: Tài khoản mở tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

+ Cột thứ nhất: nhập 79, hoặc nhập Hồ Chí Minh

+ Cột thứ hai: nhập tên ngân hàng hoặc nhập mã ngân hàng

• Cột 25 – Ghi chú: Nhập lại nội dung ở Cột 15

 Sau khi nộp hồ sơ điện tử, phải nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến BHXH mới được giải quyết, bao gồm:

1. Mẫu 01B-HSB: Xuất từ hồ sơ điện tử đã nộp

2. Mẫu 02/TB: Tải về từ mail thông báo số hồ sơ theo hồ sơ điện tử đã nộp

3. Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH bản gốc hoặc Giấy ra viện bản sao y

b) Con ốm

• Mẫu 01B-HSB

Ngoài các nội dung nhập tương tự “Bản thân ốm”, cần lưu ý các nội dung sau:

• Cột 3 – Ngày sinh con: nhập ngày sinh của con bị ốm
• Cột 4 – Mã thẻ BHYT của con: nhập mã thẻ BHYT của con (nếu có)

 Sau khi nộp hồ sơ điện tử, phải nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến BHXH mới được giải quyết, bao gồm:

1. Mẫu 01B-HSB: Xuất từ hồ sơ điện tử đã nộp

2. Mẫu 02/TB: Tải về từ mail thông báo số hồ sơ theo hồ sơ điện tử đã nộp

3. Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH bản gốc hoặc Giấy ra viện bản sao y của con

c) Ốm dài ngày

• Mẫu 01B-HSB:

Ngoài các nội dung nhập tương tự “Bản thân ốm”, cần lưu ý các nội dung sau:

• Cột 14 – Bệnh dài ngày: Nhập mã bệnh dài ngày

 Sau khi nộp hồ sơ điện tử, phải nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến BHXH mới được giải quyết, bao gồm:

1. Mẫu 01B-HSB: Xuất từ hồ sơ điện tử đã nộp

2. Mẫu 02/TB: Tải về từ mail thông báo số hồ sơ theo hồ sơ điện tử đã nộp

3. Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH bản gốc hoặc Giấy ra viện bản sao y

III. Mã thủ tục 630b

• Bao gồm các loại hồ sơ chế độ thai sản sau:

+ Khám thai

+ Sinh con

+ Nam nghỉ việc khi vợ sinh

+ Các loại hồ sơ khác

a) Khám thai

• Mẫu 01B-HSB:

• Cột 4 – Từ ngày (theo bs ghi): ghi thời gian bắt đầu nghỉ trên Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
• Cột 5 – Đến ngày (theo bs ghi): ghi thời gian kết thúc nghỉ trên Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
• Cột 6 – Từ ngày đơn vị đề nghị: nhập theo Cột 4
• Cột 31 – Số ngày đơn vị đề nghị: ghi tổng số ngày được nghỉ theo Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, trừ ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ lễ, tết
• Cột 36 – Hình thức nhận: chọn ATM-Chi trả qua ATM
• Cột 37 – Số tài khoản: Số tài khoản của người đề nghị (không được sử dụng tài khoản của người khác)
• Cột 39 – Ngân hàng: Ghi tên ngân hàng, chi nhánh ngân hàng đăng ký tài khoản ngân hàng

 Sau khi nộp hồ sơ điện tử, phải nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến BHXH mới được giải quyết, bao gồm:

1. Mẫu 01B-HSB: Xuất từ hồ sơ điện tử đã nộp

2. Mẫu 02/TB: Tải về từ mail thông báo số hồ sơ theo hồ sơ điện tử đã nộp

3. Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH bản gốc

b) Sinh con (trước khi nộp hồ sơ chế độ thai sản “sinh con” phải nộp hồ sơ báo giảm nghỉ thai sản)

• Mẫu 01B-HSB:

Ngoài các nội dung nhập tương tự “Khám thai”, cần lưu ý các nội dung sau:

+ Cột 4 – Từ ngày (theo bs ghi): ghi ngày bắt đầu thời gian nghỉ thai sản, thông thường sẽ lấy mốc ngày “01”

+ Cột 5 – Đến ngày (theo bs ghi): ghi ngày kết thúc thời gian nghỉ than sản

Ví dụ: Lao động nghỉ thai sản từ tháng 01/2023 đến tháng 06/2023

+ Cột 4 – Từ ngày (theo bs ghi): 01/01/2023

+ Cột 5 – Đến ngày (theo bs ghi): 30/06/2023

+ Cột 6 – Từ ngày đơn vị đề nghị: Ghi theo Cột 4

+ Cột 9 – Ngày sinh con: Ghi ngày sinh con

+ Cột 31 – Số ngày đơn vị đề nghị: Tổng số ngày nghỉ bao gồm ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, tết

 Sau khi nộp hồ sơ điện tử, phải nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến BHXH mới được giải quyết, bao gồm:

1. Mẫu 01B-HSB: Xuất từ hồ sơ điện tử đã nộp

2. Mẫu 02/TB: Tải về từ mail thông báo số hồ sơ theo hồ sơ điện tử đã nộp

3. Giấy chứng sinh bản sao y hoặc Giấy khai sinh bảo sao y

c) Nam nghỉ việc khi vợ sinh (trường hợp Lao động nam có vợ sinh con thì được nghỉ việc hưởng chế độ thai sản trong khoảng thời gian 30 ngày đầu kể từ ngày vợ sinh con)

 Mẫu 01B-HSB: nhập tương tự hồ sơ chế độ thai sản “Sinh con”

 Sau khi nộp hồ sơ điện tử, phải nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến BHXH mới được giải quyết, bao gồm:

1. Mẫu 01B-HSB: Xuất từ hồ sơ điện tử đã nộp

2. Mẫu 02/TB: Tải về từ mail thông báo số hồ sơ theo hồ sơ điện tử đã nộp

3. Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng sinh bản sao y, Giấy chứng nhận kết hôn bản sao

d) Các loại hồ sơ khác:

- Nhập tương tự các hồ sơ nêu trên.

IV. Một số mã thủ tục khác

a) Thủ tục 604

- Bao gồm các nội dung thay đổi về Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email,…

• Khi nhập cần lưu ý một số điểm sau:

• Nhập tất cả thông tin theo mẫu
• Nhập các thông tin thay đổi
• Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi nội dung cần điều chỉnh
• Trường hợp nội dung thay đổi có liên quan đến Giấy phép kinh doanh thì phải đính kèm Giấy phép kinh doanh bản scan

b) Thủ tục 607

• Lập hồ sơ trong trường hợp cần cấp lại bìa sổ BHXH
• Cột 17 – Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi lý do cấp lại bìa sổ

Ví dụ: Cấp lại bìa sổ BHXH làm mất, bị hư hỏng,…

c) Thủ tục 608

• Lập hồ sơ trong trường hợp cần cấp lại bìa sổ BHXH do bị sai thông tin, hoặc cập nhật thông tin bị sai
• Cột 17 – Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi lý do cấp lại bìa sổ, thông tin bị sai
• Đính kèm giấy tờ có thông tin cần thay đổi

d) Thủ tục 610

• Lập hồ sơ trong trường hợp cấp, cấp lại thẻ BHYT do thay đổi bệnh viện khám chữa bệnh, đổi bệnh viện, thông tin trên thẻ BHYT sai
• Cột 14: nhập bệnh viện mới nếu muốn thay đổi
• Cột 17 – Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi lý do cấp lại thẻ BHYT

Ví dụ: Cấp lại thẻ BHYT do thay đổi bệnh viện, cấp lại thẻ BHYT do sai giới tính,…

V. Các loại hồ sơ khác

a) Hồ sơ chốt sổ (620)

• Lập hồ sơ trong trường hợp lao động đã nghỉ việc nhưng tại thời điểm báo giảm, công ty chưa nộp đủ tiền BHXH, nhân viên chưa được chốt đủ quá trình tham gia BHXH tại Đơn vị. Sau này Đơn vị đã nộp đủ tiền thì làm hồ sơ chốt bổ sung.
• Trường hợp đủ điều kiện nộp hồ sơ chốt sổ gồm:

1. Đơn vị đã nộp đủ tiền BHXH

2. Đơn vị làm Công văn xin nộp trước số tiền để chốt sổ cho lao động cần chốt sổ

• Hồ sơ chốt sổ gồm:

• Phiếu giao nhận hồ sơ 620
• Danh sách xác nhận bổ sung

Xem hồ sơ mẫu tại Folder sau: Bình Thạnh => VHOME => 2022 => Chốt sổ Thịnh

- Lập hồ sơ và gửi qua đường bưu điện

b) Hồ sơ báo giảm toàn bộ nhân viên

• Thông thường chỉ cần nộp hồ sơ điện tử theo mã thủ tục 600 tương tự như hồ sơ báo giảm là xong

(Các Quận cho phép điều này gồm: Quận 1, Quận Bình Thạnh, Huyện Củ Chi, Huyện Nhà Bè…)

• Đối với một số cơ quan BHXH khác như Tp.Thủ Đức, Quận Bình Tân,…:

+ Phải lập hồ sơ Giấy theo phiếu giao nhận hồ sơ 600a; kèm công văn giải trình nêu rõ tình trạng hoạt động của Đơn vị, lý do báo giảm hết lao động, cam kết nội dung giải trình là đúng sự thật đồng thời cam kết tham gia đầy đủ BHXH cho người lao động khi tuyển dụng lao động mới.

+ Trường hợp đơn vị Giải thể, phá sản, tạm ngưng kinh doanh, sáp nhập: kèm theo hồ sơ Giải thể, phá sản, tạm ngưng kinh doanh, sáp nhập được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

• Đối với trường hợp báo giảm BHXH  khi công ty giải thể:

• Kiểm tra C12 xem số tiền khách còn nợ tiền đóng BHXH

Trong TH khách có khả năng đóng đủ số tiền còn nợ, không thể chốt sổ cho nhân viên được ⇨ báo giảm BHXH

• Lưu ý: Không báo giảm hết được toàn bộ nhân viên, phải giữ lại 1 lao động. Tùy vào nơi xử lý có thể báo giảm hết được toàn bộ nhân viên hoặc không.