QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ - TƯ VẤN VỤ ÁN ĐẤT ĐAI NĂM 2024

+84 09.19.19.59.39

Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU

Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO

Điện thoại: +84 09.19.19.59.39

Email: tuulawyer@nvcs.vn

Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.

Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh

BƯỚC 1: GỌI ĐIỆN THOẠI CHO KHÁCH HÀNG KHI NHẬN ĐƯỢC THÔNG TIN YÊU CẦU TƯ VẤN TỪ ZALO, EMAIL, GETFLY, BAN GIÁM ĐỐC

(Không quá 20 phút khi chuyên viên nhận được yêu cầu, trừ trường hợp có công việc khẩn cấp). 

Nội dung trao đổi với khách hàng như sau:

• Giới thiệu tên, vị trí công tác tại Công ty Luật NVCS;
• Đặt câu hỏi để xác định lại chính xác yêu cầu của khách hàng:

Cần đặt câu hỏi làm rõ được nội dung tranh chấp giữa các bên (ai tranh chấp với ai, tranh chấp như thế nào, có các loại giấy tờ, văn bản liên quan đến việc tranh chấp này không? đã có cơ quan nào giải quyết chưa, việc giải quyết của cơ quan đó đến đâu rồi...). Đối với những vụ án bắt buộc phải qua thủ tục hòa giải thì hỏi khách hàng đã tham gia thủ tục hòa giải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất tranh chấp chưa? Mong muốn của khách đối với vụ việc này là như thế nào?

• Yêu cầu khách hàng cung cấp hồ sơ (nếu cần thiết), nghiên cứu hồ sơ để lên kế hoạch báo giá.

BƯỚC 2: NHẬP TOÀN BỘ THÔNG TIN VÀO PHẦN MỀM GETFLY 

Xem hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập Getfly tại link: https://nvcs-legal.getflycrm.com/

Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập:

Tại màn hình đăng nhập, nhập thông tin tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập

1. NHẬP KHÁCH HÀNG

Để có thể nhập nội dung công việc, đơn hàng hoặc các thông tin khác liên quan ở các bước tiếp theo, người dùng cần nhập thông tin khách hàng.

Bước 1: 

Truy cập biểu tượng khách hàng => Thêm khách hàng

Bước 2: 

• Nhập thông tin khách hàng vào các trường, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc.
• Sau khi nhập thông tin, bấm lưu và thêm mới. Khi đó thông tin khách hàng sẽ được lưu lại tại mục khách hàng

2. NHẬP NỘI DUNG CÔNG VIỆC

Sau khi đã có thông tin khách hàng, tiến hành nhập công việc liên quan đến khách hàng như sau:

Bước 1: 

• Vào biểu tượng khách hàng => vào khách hàng cần nhập công việc 

• Tiếp tục vào lịch hẹn => Thêm công việc

Bước 2:

• Nhập nội dung công việc cần thực hiện vào các trường, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc.
• Sau khi nhập xong thì bấm thêm mới để lưu lại.

• Sau khi lưu lại, các công việc liên quan đến khách hàng sẽ hiển thị tại mục lịch hẹn

3. NHẬP BÁO GIÁ

Sau khi đã có thông tin khách hàng, thực hiện báo giá cho khách hàng như sau:

Bước 1: 

• Vào biểu tượng khách hàng => vào khách hàng cần tạo báo giá => vào giao dịch => Báo giá => Thêm báo giá

Bước 2:

• Nhập các thông tin liên quan đến dịch vụ cần báo giá => cập nhật 
• Nhập nội dung nếu cần diễn giải thêm chi tiết cho báo giá, hoặc đính kèm file nếu cần

Bước 3: Gửi báo giá cho khách qua email

• Sau khi đã tạo được báo giá, người dùng gửi báo giá qua email cho khách hàng
• Cần kiểm tra lại các thông tin của báo giá trước khi gửi mail
• Sau khi đã kiểm tra xong => chọn Thêm mới.

• Sau khi đã gửi báo giá qua email, người dùng có thể kiểm tra tình trạng khách hàng đã nhận được/ đã đọc email hay chưa tại mục email marketing

Ghi chú: Việc nhập THÔNG TIN  BÁO GIÁ là bắt buộc đối với tất cả các dịch vụ mà NVCS cung cấp cho khách hàng, bất kể khách hàng có đồng ý dịch vụ hay không

BƯỚC 3: THEO DÕI XÁC NHẬN CỦA KHÁCH HÀNG

+ Trường hợp khách hàng đồng ý dịch vụ thì chuyển báo giá thành đơn hàng trên phần mềm Getfly.

• Vào Báo giá cần tạo đơn hàng => bấm tạo đơn hàng
• Nhập/chỉnh sửa lại các thông tin cho đơn hàng

• Nhập các thông tin liên quan đến đơn hàng, các trường có đánh dấu (*) là trường bắt buộc sau đó thêm mới đơn hàng.

+ Trường hợp khách hàng chưa đồng ý thì theo dõi trong khoảng thời gian từ 1-3 ngày. Nếu khách hàng không phản hồi, chuyên viên xử lý liên hệ lại (gọi điện/mail/zalo) hỏi khách còn có nhu cầu không? Nếu không thì vì sao không đồng ý dịch vụ (Không còn nhu cầu, giá cao, …)? 

+ Trường hợp khách hàng đồng ý thì tiến hành lên hợp đồng (nếu khách có yêu cầu), trình ký => yêu cầu thanh toán => gửi giao nhận đi giao hợp đồng/email/ grab cho khách hàng.

BƯỚC 4: TIẾN HÀNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC THEO YÊU CẦU KHÁCH HÀNG KHI KHÁCH HÀNG ĐỒNG Ý BÁO GIÁ VÀ THANH TOÁN PHÍ

1. Tài liệu khách hàng cần cung cấp 

• Giấy tờ tùy thân
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản sao có chứng thực);
• Tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm;
• Trường hợp tranh chấp về tài sản gắn liền với đất thì có một trong những loại giấy tờ chứng minh quyền sở hữu; Hợp đồng chuyển nhượng đất,…
• Các giấy tờ chứng minh nguồn gốc sử dụng đất, nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất
• Quyết định, công văn, thông báo từ chính quyền địa phương
• Các giấy tờ/tài liệu chứng minh tranh chấp đã được giải quyết qua thủ tục tiền tố tụng: Biên bản hoà giải, ….

2. Các vấn đề cần lưu ý khi tư vấn tranh chấp đất đai

• Xác định chính xác quan hệ pháp luật tranh chấp: Việc này sẽ định hướng được văn bản pháp luật nội dung sẽ áp dụng. Ngoài ra, việc xác định quan hệ pháp luật tranh chấp còn là cơ sở để  nghiên cứu các vấn đề tố tụng của vụ án (bởi vì các quan hệ pháp luật khác nhau thì thủ tục tiền tố tụng cũng khác nhau nhất định).
• Tranh chấp bất động sản (đất đai) và các tranh chấp liên quan đến bất động sản là khác nhau:

Lưu ý: Đối với tranh chấp bất động sản là lối đi chung:

Cần phân biệt cụ thể đây là “tranh chấp quyền về lối đi qua” hay “tranh chấp về lối đi do hành vi lấn, chiếm đất giữa những người sử dụng đất liền kề”?

Nếu là tranh chấp quyền về lối đi qua (ví dụ: Nhà của A bị vây bọc bởi nhà đất của B nên A không có hoặc không đủ lối đi ra đường công cộng, A có quyền yêu cầu B dành cho mình một lối đi hợp lý trên phần đất của B. Đồng thời A phải đền bù cho B, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác). Trong trường hợp này, đây chỉ là tranh chấp liên quan đến bất động sản nên nếu hai bên xảy ra tranh chấp một trong hai bên có thể nộp đơn khởi kiện ra Toà mà không cần bắt buộc phải hoà giải tại UBND trước khi khởi kiện tại Toà án.

Nếu là tranh chấp về lối đi do hành vi lấn, chiếm đất giữa những người sử dụng đất liền kề thì đây được xem là tranh chấp đất đai nên sẽ bắt buộc phải hoà giải tại UBND trước khi khởi kiện tại Toà án.

• Thủ tục tiền tố tụng: 

Khi xảy ra tranh chấp đất đai, nhà nước khuyến khích các bên tranh chấp tự hòa giải hoặc giải quyết tranh chấp thông qua hòa giải ở cơ sở.

Trường hợp các bên tranh chấp không hòa giải được thì gửi đơn đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất tranh chấp để hòa giải. Tranh chấp đất đai đã được hòa giải tại Ủy ban nhân dân cấp xã mà không thành thì mới có thể tiến hành khởi kiện tại Toà án nhân dân có thẩm quyền.

• Do đó đối với tranh chấp đất đai bắt buộc phải hòa giải tại UBND cấp xã nơi có đất trước khi khởi kiện tại Toà án nhân dân có thẩm quyền. Trường hợp không hòa giải mà nộp đơn trực tiếp lên Tòa án thì Tòa án sẽ trả lại đơn khởi kiện vì không đủ điều kiện khởi kiện theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 192 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015.

3. Soạn thảo Thư tư vấn/ email tư vấn gửi khách hàng: 

COMPUTER =>  PHONG PHAP LY => CONG TY LUAT => 9. THU TU VAN => TẠO FILE THEO NỘI DUNG CÔNG VIỆC

Dựa theo những nội dung đã thu thập từ việc trao đổi với hàng, tiến hành nghiên cứu hồ sơ và tìm kiếm các quy định pháp luật liên quan để soạn thảo Thư tư vấn/email.

Trước khi phát hành thư tư vấn/ email tư vấn đến khách hàng, gửi bản thảo tư vấn cho cấp trên để kiểm tra lại một lần nữa trước khi gửi đi.

Nếu có vấn đề cần chỉnh sửa, tiến hành điều chỉnh lại Thư tư vấn/ email tư vấn theo hướng dẫn cấp trên. Sau đó, phát hành Thư tư vấn/ email tư vấn đến khách hàng.

NOTE: Tất cả nhân viên từng vị trí công việc được giao phải dùng điện thoại CÔNG TY CUNG CẤP để trao đổi với khách hàng, kể cả dùng (Zalo-Viber- Whatapp) khi làm việc, trao đổi với khách hàng. Tuyệt đối không dùng điện thoại cá nhân trao đổi, làm việc với khách hàng.